Zatrudnianie na umowy cywilnoprawne – to musisz wiedzieć!

Umowa zlecenie, o dzieło, czy o pracę? Jaki sposób nawiązania współpracy będzie najkorzystniejszy? Zatrudnianie pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych, czyli na umowę zlecenie lub umowę o dzieło, to częsta praktyka przede wszystkim przy jednorazowych zleceniach bądź przy pracy sezonowej. Wyjaśniamy, czym różnią się od siebie umowy o dzieło i zlecenie, omawiamy również najważniejsze różnice w stosunku do umowy o pracę. Przybliżamy także konsekwencje nieprawidłowego zakwalifikowania umowy cywilnoprawnej.

Spis treści:

1. Czym są umowy cywilnoprawne i kiedy się je stosuje?
2. Umowa zlecenie a umowa o dzieło – kluczowe różnice
3. Jakie obowiązki ma firma przy zatrudnianiu na umowę cywilnoprawną?
4. Składki ZUS i podatki w umowach cywilnoprawnych
5. Korzyści i zagrożenia związane z umowami cywilnoprawnymi
6. Jakie są konsekwencje błędnego zakwalifikowania umowy cywilnoprawnej?

Czym są umowy cywilnoprawne i kiedy się je stosuje?

Mianem umów cywilnoprawnych określa się te, które zawiera się na podstawie Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy. Umowa o dzieło i umowa zlecenie różnią się od umowy o pracę pod kilkoma względami.

Umowa o dzieło jest zawierana najczęściej na potrzeby wykonania konkretnych, jednorazowych zadań – np. stworzenie grafiki przez freelancera, napisanie artykułu przez copywritera czy skonfigurowanie strony internetowej. Głównym przedmiotem takiej umowy jest osiągnięcie konkretnego celu.

Umowę zlecenie zawiera się najczęściej wówczas, gdy zadanie do wykonania wymaga określonego czasu. W tym przypadku nie chodzi o osiągnięcie celu, a o sumienną realizację przedmiotu umowy. Umowa zlecenie jest często wybierana na potrzeby sezonowego zatrudnienia.

Najważniejsze różnice między umowami cywilnoprawnymi a umową o pracę to przede wszystkim brak faktycznego stosunku pracy. Choć wiele osób wykonujących zadania na podstawie takich umów używa terminologii takiej, jak pracodawca, zatrudnienie czy urlop, są one jednak błędne. W przypadku umów cywilnoprawnych nie ma bowiem zastosowania Kodeks pracy. Co za tym idzie, czas pracy i jej warunki nie są regulowane i są to kwestie do uzgodnienia indywidualnie.

Współpraca na podstawie umowy cywilnoprawnej może być korzystna dla obu stron, przede wszystkim wówczas, gdy traktują ją tymczasowo i nie chcą wiązać się na stałe. Elastyczność i dość spora swoboda pozwalają na ustalenie warunków dogodnych dla obu stron.

Sprawdź też: Jakie są formy zatrudnienia?

Umowa zlecenie a umowa o dzieło – kluczowe różnice

Umowa o dzieło a umowa zlecenie – jakie są między nimi najważniejsze różnice? Początkowo mogą wydawać się nieznaczne, przez co niektóre osoby mogą mieć problem z rozróżnieniem ich. W praktyce jednak skupiają się one na zupełnie różnych kwestiach.

Umowa zlecenie zobowiązuje do starannego wykonywania zadań (ale nie jest w niej określony konkretny efekt). Istotą jest staranność w działaniu. Umowy zlecenie podlegają obowiązkowym składkom ZUS. Wyjątkiem jest m.in. sytuacja, w której taka umowa nie jest jedynym tytułem do ubezpieczenia.

Umowa o dzieło zobowiązuje wykonawcę do wykonania określonego zadania i jej istotą jest ustalony efekt, jak wspomniane już napisanie artykułu, stworzenie strony internetowej czy grafiki. Co do zasady, umowy o dzieło nie podlegają składkom ZUS.

Jakie obowiązki ma firma przy zatrudnianiu na umowę cywilnoprawną?

Współpraca na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, choć dają większą swobodę przy ustalaniu warunków współpracy niż umowa o pracę, zobowiązują firmę do kilku działań.

Do najważniejszych należy przede wszystkim zgłoszenie współpracownika do obowiązkowego ubezpieczenia ZUS (chyba że posiada inny tytuł do niego, np. prowadzi działalność gospodarczą).

Obowiązkiem jest również wypłacanie wynagrodzenia w terminie określonym pomiędzy stronami w umowie. Istotne jest też zapewnienie odpowiednich warunków wykonywania zlecenia, np. dostarczanie materiałów będących bazą wiedzy dla osoby realizującej zadanie czy zapewnienie innej formy wsparcia. Minimalna stawka godzinowa w 2025 roku to 30,50 zł. Obowiązkiem firmy przy umowie cywilnoprawnej jest przestrzeganie minimalnej stawki godzinowej.

Składki ZUS i podatki w umowach cywilnoprawnych

Umowa zlecenie i umowa o dzieło a podatek – jak wygląda ta kwestia? W obu przypadkach odprowadzana jest zaliczka na podatek dochodowy (w zależności od progu podatkowego: 12% lub 32%).

Od umowy zlecenie składki na ZUS (ubezpieczenie emerytalne, rentowe, zdrowotne i wypadkowe, a także opcjonalnie chorobowe) są odprowadzane obligatoryjnie. Umowa o dzieło co do zasady nie podlega oskładkowaniu ZUS, jednak warto dodać, że istnieją wyjątki: np. jeśli umowa jest zawierana z własnym pracodawcą (czyli osoba wykonująca dzieło jest jednocześnie zatrudniona na umowę o pracę u tego samego podmiotu), składki ZUS mogą być naliczane. Natomiast odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy jest już obowiązkowe.

Korzyści i zagrożenia związane z umowami cywilnoprawnymi

Umowa o dzieło i umowa zlecenie to przede wszystkim niższe koszty firmy. Dzięki temu może pozwolić sobie na nawiązanie współpracy nawet z kilkoma specjalistami, co może być kluczowe np. przy wymagających projektach. Umowy cywilnoprawne zapewniają również większą elastyczność dla firmy pod wieloma względami, między innymi co do ustalania godzin współpracy.

Umowy cywilnoprawne oferują także kilka korzyści współpracownikom. Są wygodnym wyjściem przede wszystkim dla tych, którzy z daną firmą nie wiążą przyszłości i poszukują zatrudnienia tylko na jakiś czas. Taka forma współpracy daje również możliwość realizacji kilku projektów jednocześnie.

Trzeba pamiętać jednak o niedogodnościach wynikających z zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej, jak brak płatnego urlopu czy chorobowego, a także brak stabilności zatrudnienia.

Sprawdź też: Jakie są systemy czasu pracy? Co mówią o tym przepisy?

Jakie są konsekwencje błędnego zakwalifikowania umowy cywilnoprawnej?

Czasem z niewiedzy, czasem celowo, by zaoszczędzić na kosztach zatrudnienia, firmy oferują umowę cywilnoprawną w sytuacjach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę. Warto zaznaczyć to wyraźnie, że ani umowa o dzieło, ani umowa zlecenie, nie mogą być alternatywą dla umowy o pracę. Takie działanie jest obarczone kilkoma poważnymi konsekwencjami, z których powinien zdawać sobie sprawę każdy przedsiębiorca, który podejmuje je świadomie i celowo.

Nieprawidłowe klasyfikowanie umowy cywilnoprawnej jako alternatywy dla umowy o pracę może skutkować kontrolą ze strony inspekcji pracy, a w rezultacie:

• karami finansowymi dla pracodawcy;
• naliczeniem zaległych składek ZUS i podatków, co jest tym bardziej odczuwalne, im dłużej pracownik wykonywał obowiązki na niewłaściwej umowie;
• obowiązkiem wypłacenia pracownikowi należnych, zaległych świadczeń, jak ekwiwalent za urlop.

Jeśli pracownik nadal wykonuje swoje obowiązki i pomimo nieprawidłowości formalnych nie chce zrezygnować z pracy, pracodawca będzie ponadto zobowiązany do przekształcenia umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę.

Przesłanki do przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę wynikają przede wszystkim z charakteru pracy. Jeśli pracownik wykonuje swoją pracę pod kierownictwem (wydawane są polecenia, określany jest czas, sposób i miejsce wykonywania obowiązków), a także ma narzucone godziny pracy – to jedna z istotnych przesłanek.

Druga kwestia to brak możliwości oddelegowania swoich zadań innym osobom. Taką możliwość zapewnia umowa zlecenie i o dzieło, natomiast nie daje jej umowa o pracę.

Co więcej, jeżeli praca ma charakter stały i powtarzalny, również jest to przesłanka do zawarcia umowy o pracę. Wlicza się w to również świadczenie pracy w określonym miejscu i czasie (zgodnie z narzuconym harmonogramem).

Umowy cywilnoprawne mogą być wygodnym rozwiązaniem dla obu stron, jednak warunki zatrudnienia zawsze powinny być zgodne z faktycznym charakterem wykonywanej pracy.