Poszukiwanie pracowników, także tymczasowych, wymaga dużej znajomości rynku pracy, warto więc skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej. Zatrudnieni w niej eksperci pomogą w znalezieniu osób w pełni spełniających wymagania przyszłego pracodawcy, szukających pracy na pewien czas, a nie na stałe.

Spis treści:

1. Czym dokładnie jest agencja pracy tymczasowej?
2. Jak formalnie definiuje się pracę tymczasową w świetle prawa?
3. Na czym polega trójstronny model współpracy w pracy tymczasowej?
4. Jak wygląda proces rekrutacji przez agencję pracy tymczasowej?
5. Jakie są podstawowe zasady działania agencji pracy tymczasowej?
6. Jak agencja pracy tymczasowej dobiera pracowników do potrzeb firm?
7. W jaki sposób agencja pracy tymczasowej zarządza dokumentacją pracowniczą?
8. Jak przebiega proces zatrudnienia przez agencję pracy tymczasowej?
9. Za co odpowiada agencja pracy tymczasowej w relacji z pracownikiem i klientem?
10. Jakie uprawnienia musi posiadać legalna agencja pracy tymczasowej?
11. Jak rozliczane jest wynagrodzenie przez agencję pracy tymczasowej?
12. Jak agencja pracy tymczasowej zapewnia ciągłość obsługi kadrowej?

Czym dokładnie jest agencja pracy tymczasowej?

Zanim skorzystamy z usług pośrednictwa pracy, musimy dowiedzieć się, czym jest agencja pracy tymczasowej. Mówiąc o niej, mamy na myśli podmiot będący pośrednikiem między pracownikiem a pracodawcą użytkownikiem poszukującym personelu tymczasowego, oferującym zatrudnienie na czas określony.

Liczba osób poszukujących pracy tymczasowej, jak podają dane GUS, wzrasta nie tylko okresowo w sezonie letnim w takich branżach jak rolnictwo czy turystyka, ale również w wyniku istotnych zmian zachodzących na rynku pracy. Te zmiany są związane między innymi z pojawieniem się nowych modeli zatrudnienia, w tym pracy zdalnej, które zwiększają elastyczność form zatrudnienia przez cały rok.

Cele działania takiej agencji są zróżnicowane, lecz do jej głównych zadań możemy zaliczyć:

• oferowanie szerokiego dostępu do pracowników na dane stanowisko i elastycznych form zatrudnienia;
• załatwienie niezbędnych formalności, nie trzeba przeprowadzać długotrwałego procesu rekrutacyjnego;
• zweryfikowanie kompetencji i umiejętności kandydatów, dopasowanie ich do określonych wymagań;
• delegowanie pracowników do wykonywania konkretnej pracy;
• przeprowadzenie szkoleń, w tym z przepisów BHP;
• naliczanie wynagrodzenia i odprowadzanie składek i podatków;
• monitorowanie pracy osób zatrudnionych za pośrednictwem agencji.

Znamy już ogólnie zrozumiałą definicję agencji pracy tymczasowej, zaspokajającej czasowe zapotrzebowanie kadrowe i cele jej działania. Trzeba dowiedzieć się też, jakie przepisy regulują jej działalność.

 

Jak formalnie definiuje się pracę tymczasową w świetle prawa?

Pracę tymczasową regulują obowiązujące w naszym kraju przepisy, przede wszystkim Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Równie istotne są przepisy Kodeksu Pracy oraz dotyczące rozliczeń podatkowych, składek na ubezpieczenie społeczne i wspomnianych warunków BHP.

W świetle Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, pracownicy są  zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej, których na rynku według KRAZ jest już około 9-10 tysięcy, lecz samą pracę wykonują na rzecz pracodawcy użytkownika.

Warunki zatrudnienia są określone w umowie, a okres wykonywania pracy u jednego pracodawcy użytkownika nie może przekroczyć 18 miesięcy w okresie kolejnych 36 miesięcy. Regulacje prawne w zakresie pracy tymczasowej obejmują trójstronną współpracę na linii agencja, pracodawca użytkownik i pracownik:

• agencja zatrudnia pracownika tymczasowego;
• deleguje go do wykonywania pracy u pracodawcy użytkownika;
• formalnym pracodawcą jest agencja, to ona płaci pracownikowi pensję i odprowadza składki.

Trójstronnemu modelowi współpracy warto przyjrzeć się bliżej i dowiedzieć się, jak powinna prawidłowo przebiegać.

 

Na czym polega trójstronny model współpracy w pracy tymczasowej?

Agencje pracy tymczasowej zatrudniają pracowników do różnych branż, a są poszukiwani m.in. w handlu, logistyce, turystyce i sektorze produkcyjnym. Wypożyczenie pracownika na pewien czas niesie ze sobą wiele korzyści dla każdej ze stron, agencji pracy, będącej tzw. pracodawcą formalnym, pracownika tymczasowego i pracodawcy użytkownika.

Obowiązki agencji pracy tymczasowej przedstawiliśmy wcześniej, a do obowiązków pracodawcy użytkownika możemy z kolei zaliczyć:

• zapewnienie odpowiednich, zgodnych z przepisami warunków pracy;
• określenie zadań do wykonania i nadzór nad nimi;
• prowadzenie ewidencji czasu pracy;
• równe warunki traktowania pracowników tymczasowych, takie same jak stałych.

Pracownicy korzystający z elastycznego zatrudnienia również mają prawa, których dwie pozostałe strony umowy muszą bezwzględnie przestrzegać, takie jak:

• prawo do wynagrodzenia obowiązującego na danym stanowisku;
• prawo do pracy w bezpiecznych, higienicznych warunkach;
• prawo do urlopu wypoczynkowego, jeżeli okres wykonywania pracy na rzecz danego pracodawcy użytkownika obejmuje 6 miesięcy lub więcej.

Wiemy już, jakie obowiązki i prawa mają wszystkie strony umowy, przejdziemy więc do samego procesu rekrutacji pracowników tymczasowych.

 

Jak wygląda proces rekrutacji przez agencję pracy tymczasowej?

Proces rekrutacji przez agencję pracy tymczasowej przebiega w kilku kolejnych krokach:

1. Zgłoszenie przez pracodawcę użytkownika zapotrzebowania na pracowników, z informacjami, jakie mają mieć kwalifikacje i umiejętności.
2. Agencja zaczyna przeszukiwać bazę talentów, umieszcza też ogłoszenia w social mediach, prasie i na portalach branżowych.
3. Wstępny proces selekcji i screening kandydatów.
4. Dokładne rozmowy kwalifikacyjne, testy manualne i wiedzy, sprawdzenie dokumentów, referencji, kompetencji miękkich i twardych oraz dopasowania kulturowego.
5. Przedstawienie kandydatów pracodawcy użytkownikowi, a po ich akceptacji podpisanie umowy o pracę i zatrudnienie.

Średni czas znalezienia pracowników niższego szczebla nie przekracza zazwyczaj 2 tygodni, w przypadku specjalistów może się wydłużyć. Wybranie kandydata to ważny krok, lecz powinniśmy jednocześnie poznać i zrozumieć zasady, na jakich działa agencja pracy tymczasowej.

Jakie są podstawowe zasady działania agencji pracy tymczasowej?

Agencje pracy tymczasowej działają według ściśle określonych zasad, są wpisane do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia (KRAZ) i muszą przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). Do głównych zasad, jakie je obowiązują, zaliczamy:

• pośredniczenie pomiędzy pracownikami a pracodawcą użytkownikiem;
• zatrudnienie pracowników tymczasowych na podstawie przejrzystej umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej;
• wypłacanie im wynagrodzenia;
• delegowanie pracowników do pracy;
• załatwianie formalności związanych z pracą, odprowadzanie podatków i składek ZUS;
• równe traktowanie pracowników, dbanie o należne im prawa;
• pomoc w legalizacji pobytu i pracy w przypadku obcokrajowców.

Takie podejście stanowi podstawę stosunków z pracownikami, budowania zaufania i pozytywnych relacji z pracodawcą użytkownikiem. Tak samo istotny jest właściwy dobór pracowników do potrzeb, a jak to zrobić przedstawiamy poniżej.

 

Jak agencja pracy tymczasowej dobiera pracowników do potrzeb firm?

Każda agencja pracy tymczasowej musi właściwie dobrać pracowników, zgodnie z zapotrzebowaniem firm korzystających z jej usług. Pierwszym krokiem procedury selekcyjnej jest rozpoznanie i analiza potrzeb klienta:

• specyfiki stanowiska;
• wymaganych kwalifikacji miękkich i twardych;
• umiejętności i doświadczenia zawodowego.

Na tej podstawie jest budowana baza kandydatów, wyszukanie ich różnymi kanałami, a następnie dokonuje się selekcji nadesłanych CV. Wybrane osoby zaprasza się na rozmowę, aby sprawdzić ich profil kompetencyjny i dopasowanie kulturowe, można też w tym celu przeprowadzić testy zawodowe.

Pracownicy w wielu przypadkach podlegają akceptacji przez pracodawcę użytkownika, choć istnieją również firmy, które w pełni powierzają agencji pracy tymczasowej decyzję o doborze personelu. Niezależnie od przyjętego modelu współpracy, kolejnym etapem jest podpisanie umowy o pracę i wdrożenie do nowych obowiązków, co wymaga sprawnego zarządzania dokumentacją pracowniczą.

 

W jaki sposób agencja pracy tymczasowej zarządza dokumentacją pracowniczą?

Obowiązkiem agencji jest właściwe, zgodne z przepisami gromadzenie i zarządzanie dokumentami pracowniczymi. Dotyczy to każdego pracownika, takich jego dokumentów, jak umowa o pracę, deklaracje PIT i ZUS, czy świadectwa pracy.

Cała procedura wymaga zachowania pełnej poufności, wdrożenia obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi aż 10 lat. Agencja musi również pamiętać o zachowaniu terminów składania poszczególnych dokumentów, a za niewłaściwe zarządzanie nimi grożą wysokie kary nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy i inne uprawnione do tego organy.

Kolejną kwestią, z jaką powinniśmy się zapoznać, jest sam proces zatrudnienia pracowników przez agencję.

 

Jak przebiega proces zatrudnienia przez agencję pracy tymczasowej?

Proces zatrudnienia przez agencję pracy tymczasowej jest ściśle uporządkowany, co znacznie ułatwia przejście niezbędnej procedury. Po wstępnej rekrutacji (obejmującej wysłanie aplikacji przez kandydata i rozmowę kwalifikacyjną) kolejne etapy obejmują:

1. Przedstawienie decyzji o zatrudnieniu wraz z oferowanymi warunkami, w tym wynagrodzeniem i czasem pracy (warto pamiętać, że maksymalny okres zatrudnienia u pracodawcy użytkownika wynosi 18 miesięcy w ciągu 36 miesięcy).
2. Skierowanie kandydata na badania lekarskie i dopełnienie niezbędnych formalności.
3. Przygotowanie i podpisanie umowy o pracę tymczasową z agencją.
4. Szczegółowe poinformowanie pracownika o rozpoczęciu pracy i przebiegu pierwszego dnia, co ułatwia adaptację w nowym miejscu.
5. Zorganizowanie obowiązkowego szkolenia BHP przed przystąpieniem do obowiązków.
6. Wydanie odzieży roboczej, jeśli jest wymagana na danym stanowisku.
7. Wdrożenie pracownika i przekazanie mu wszystkich niezbędnych informacji dotyczących wykonywania obowiązków.

Powinniśmy również dowiedzieć się, jaki jest zakres odpowiedzialności agencji, pracodawcy użytkownika i samego pracownika.

Za co odpowiada agencja pracy tymczasowej w relacji z pracownikiem i klientem?

Zakres odpowiedzialności agencji pracy tymczasowej wobec pracownika nie jest wąski i obejmuje:

• kwestie finansowe, terminową wypłatę wynagrodzenia, płatność podatków i składek ZUS, rozliczanie urlopów i innych świadczeń pracowniczych;
• kwestie formalno-prawne wynikające z Kodeksu Pracy, podpisanie umowy o pracę. prowadzenie dokumentacji pracowniczej, wystawianie świadectw pracy;
• kwestie bezpieczeństwa i skierowanie na badania lekarskie.

Do zadań agencji wobec pracodawcy użytkownika należy przede wszystkim dostarczenie pracowników zgodnie z przedstawionymi wymaganiami, a także wsparcie w sprawach formalno-prawnych. Aby to jednak było możliwe, to agencja jest zobowiązana uzyskać stosowne uprawnienia po spełnieniu szeregu wymogów formalnych

 

Jakie uprawnienia musi posiadać legalna agencja pracy tymczasowej?

Wiemy już, że agencja pracy tymczasowej musi zostać wpisana do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia (KRAZ), co potwierdza odpowiedni numer wpisu.

Konieczne są także odpowiednie warunki lokalowe i zatrudnienie personelu ze stosownymi uprawnieniami i kwalifikacjami. Godna zaufania, odpowiedzialna agencja powinna posiadać ubezpieczenie OC dające bezpieczeństwo prowadzonej działalności i przestrzegać wszystkich przepisów, które ją regulują.

Prowadząc agencję, trzeba liczyć się z możliwością kontroli PIP czy MRPiPS, a już sam brak wpisu do KRAZ grozi wysokimi karami finansowymi.

Należy jednocześnie wziąć pod uwagę kwestię obsługi finansowej pracowników, przede wszystkim ich wynagrodzeń.

 

Jak rozliczane jest wynagrodzenie przez agencję pracy tymczasowej?

Rozliczanie wynagrodzenia pracowników należy do agencji, a nie pracodawcy użytkownika. Wynagrodzenie to powinno być dokładnie takie samo, jak pracowników zatrudnionych bezpośrednio przez pracodawcę użytkownika na takich samych lub podobnych stanowiskach. Stawki mogą być naliczane według różnych systemów wynagradzania – godzinowo, akordowo, miesięcznie lub w inny sposób, w zależności od specyfiki branży, stanowiska oraz ustaleń między stronami.

Oczywiście uwzględnia się też świadczenia dodatkowe, premie uznaniowe, czy płatne dodatki za nadgodziny. Naliczenie należnego wynagrodzenia odbywa się na podstawie ewidencji czasu pracy przekazanej przez pracodawcę użytkownika.

Należy przy tym wziąć pod uwagę wszystkie odliczenia, takie jak obciążenia podatkowe i składki ZUS, których opłacanie także jest obowiązkiem agencji pracy tymczasowej, co oznacza, że pracownikom jest wypłacana kwota netto, po odjęciu tych odliczeń.

Ostatnią kwestią, jaką musimy poruszyć, jest sposób, w jaki agencja pracy tymczasowej może zagwarantować ciągłość i bezpieczeństwo obsługi kadrowej.

 

Jak agencja pracy tymczasowej zapewnia ciągłość obsługi kadrowej?

Profesjonalna agencja przywiązuje dużą wagę także do nadzorowania i monitorowania wszystkich potrzeb kadrowych, czym powinien zajmować się specjalnie wydzielony koordynator. Jego główne zadanie to zapewnienie bezproblemowej komunikacji pomiędzy agencją, pracodawcą użytkownikiem, a pracownikami tymczasowymi.

Agencja przejmuje jednocześnie obsługę wszystkich wspomnianych formalności administracyjno-kadrowych, w tym prowadzenie dokumentacji oraz wydawanie zaświadczeń. Stała opieka koordynatora ułatwia szybkie reagowanie na potrzeby kadrowe, zwłaszcza na braki poszukiwanych pracowników.

Agencje pracy korzystają z nowoczesnych rozwiązań IT, dedykowanych systemów zarządzania personelem, pozwalających m.in. na łatwe sporządzanie grafików pracy oraz kontakt online z pracownikami.

Analizując przedstawione zagadnienia, już na pierwszy rzut oka widać opłacalność skorzystania z pomocy agencji pracy tymczasowej przy znalezieniu wykwalifikowanych pracowników. Zwalnia to pracodawcę użytkownika z wielu obowiązków formalnych, które przejmują koordynatorzy z agencji, a zainteresowanie stosowaniem takich metod zatrudnienia rośnie z roku na rok.