Firmy z różnych branż, prowadzące działalność na terenie naszego kraju, coraz częściej decydują się na zatrudnienie obcokrajowców, wśród których dużą grupę stanowią pracownicy z Azji. Ich pobyt i praca muszą być całkowicie legalne, co wymaga spełnienia wielu formalności.

 

Legalizacja pobytu pracowników z Azji

 

Spis treści:

1. Kim są pracownicy z Azji i dlaczego polscy pracodawcy coraz częściej ich zatrudniają?
2. Jakie są podstawowe definicje legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce?
3. Jakie dokumenty są niezbędne do legalizacji pobytu i pracy pracownika z Azji?
4. Jakie są główne procedury legalizacji pobytu i zatrudnienia pracowników z Azji w 2025 roku?
5. Jakie zmiany w przepisach dotyczą legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców od czerwca 2025 roku?
6. Jakie są najważniejsze terminy i etapy procesu legalizacji pobytu i pracy?
7. Jak działa system eCudzoziemiec 2.0 i jakie korzyści przynosi cyfryzacja procedur?
8. Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców podczas legalizacji pobytu pracowników z Azji?
9. Jakie są najczęstsze problemy i wyzwania w praktyce legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców z Azji?
10. Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w trakcie i po zatrudnieniu pracownika z Azji?
11. Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców i jakie grożą sankcje za naruszenia?
12. Jakie są rekomendacje i dobre praktyki dla firm zatrudniających pracowników z Azji?

 

Kim są pracownicy z Azji i dlaczego polscy pracodawcy coraz częściej ich zatrudniają?

Profil pracowników z Azji jest zróżnicowany, pochodzą między innymi z takich państw jak Indie, Bangladesz, Filipiny, Chiny, czy Uzbekistan, Kirgistan, Tadżykistan i Kazachstan. Tak samo szeroki jest zakres ich wykształcenia, część pracowników, zwłaszcza z branży IT, legitymuje się dyplomami wyższych uczelni.

Jednakże przeważająca większość ma wykształcenie zawodowe, znajdują więc zatrudnienie w takich branżach jak budownictwo, rolnictwo, logistyka czy wspomniany przemysł. Istnieje wiele powodów, dla których polscy przedsiębiorcy sięgają po pracowników z Dalekiego Wschodu, a najczęściej wskazywane to:

• niedobór pracowników w wymienionych wyżej branżach;
• sumienność, wysoka etyka, motywacja i zaangażowanie pracowników z Azji;
• gotowość do pracy w systemie zmianowym i w trudnych warunkach;
• lojalność wobec pracodawców skutkująca mniejszą rotacją;
• szybka adaptacja do nowego środowiska pracy i kultury firmy.

Skuteczne zatrudnianie pracowników z Azji wymaga też zrozumienia podstawowych pojęć związanych z legalizacją ich pobytu i pracy w Polsce.

 

Jakie są podstawowe definicje legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce?

Zatrudnienie obcokrajowców wymaga zalegalizowania ich pobytu i pracy w Polsce, do czego z pewnością przyda się znajomość takich podstawowych pojęć jak:

• legalizacja pobytu, umożliwiająca obcokrajowcom spoza strefy Schengen legalny pobyt na terenie naszego kraju w oparciu o konkretny cel;
• legalizacja pracy, czyli uzyskanie zezwolenia na legalne podjęcie pracy zarobkowej;
• cudzoziemiec – według polskiego prawa osoba nieposiadająca obywatelstwa naszego kraju;
• zezwolenie na pracę – dokument wydawany przez Urzędy Wojewódzkie, upoważniający do podjęcia pracy u konkretnego pracodawcy i na określonych warunkach;
• oświadczenie o powierzeniu pracy – forma uproszczona legalizacji pracy, stosowana w przypadku obywateli Ukrainy, Armenii, Białorusi, Mołdawii, pozwalająca na zatrudnienie cudzoziemca na okres do 24 miesięcy;
• zezwolenie jednolite, łączące w sobie legalizację pobytu i pracy, określające pracodawcę i warunki zatrudnienia.

Znajomość tych podstawowych definicji może pomóc w przygotowaniu dokumentów niezbędnych do legalizacji zatrudnienia.

 

Jakie dokumenty są niezbędne do legalizacji pobytu i pracy pracownika z Azji?

 

Do legalizacji pobytu i pracy każdego pracownika z Azji konieczne będzie zgromadzenie kompletu dokumentów, a w ich skład wchodzi:

• wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, który należy złożyć w Urzędzie Wojewódzkim;
• kopia dokumentów tożsamości, pracodawcy, gdy jest to osoba cywilna i pracownika;
• umowa spółki lub odpis KRS/CEIDG;
• potwierdzenie opłaty skarbowej;
• oświadczenie o niekaralności pracodawcy;
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe pracownika;
• oświadczenie o skierowaniu do pracy, dla agencji pracy tymczasowej.

Skompletowanie dokumentacji to podstawa załatwienia wszelkich formalności, ale tak samo ważne są procedury, jakie należy przejść w celu zgodnego z prawem zatrudnienia pracownika z Azji.

 

Jakie są główne procedury legalizacji pobytu i zatrudnienia pracowników z Azji w 2025 roku?

Obowiązująca w 2025 roku procedura legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców z Azji składa się z kilku kolejnych kroków. Warto także wiedzieć, że od teraz wszystkie procedury załatwia się w pełni elektronicznie przez system eCudzoziemiec 2.0, co stanowi znaczne ułatwienie, a kolejne etapy to:

• złożenie oferty do Urzędu Pracy;
• przygotowanie całej niezbędnej dokumentacji;
• złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt i pracę do Urzędu Wojewódzkiego;
• oczekiwanie na decyzję, co może łączyć się koniecznością uzupełnienia dokumentów;
• uzyskanie zezwolenia jednolitego, na pobyt i pracę;
• zarejestrowanie zezwolenia na pracę dla wybranych narodowości.

Warto także uwzględnić zmiany w przepisach, jakie pojawiły się w 2025 roku, mające istotny wpływ na proces legalizacji zatrudnienia cudzoziemców

 

Jakie zmiany w przepisach dotyczą legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców od czerwca 2025 roku?

Od 1 czerwca 2025 roku weszły w życie istotne zmiany w przepisach dotyczących legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, także z państw Azji. Do najważniejszych obowiązków i uprawnień dotyczących pracodawców możemy zaliczyć:

• elektronizację procedur, konieczność użycia systemu eCudzoziemiec;
• likwidację testu rynku pracy w wielu przypadkach;
• ograniczenie liczby i uproszczenie procedur;
• wzmocnienie roli Publicznych Służb Zatrudnienia;
• zniesienie obowiązku potwierdzania braku kandydatów z Polski;
• rozszerzone uprawnienia kontrolne Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej, mogących przeprowadzać kontrole bez zapowiedzi;
• podwyższone kary za nielegalne zatrudnianie pracowników z zagranicy.

Wprowadzone zmiany w przepisach przekładają się jednocześnie na nowe terminy i etapy procesu legalizacji, a ich znajomość pomoże uniknąć ewentualnych opóźnień.

 

Jakie są najważniejsze terminy i etapy procesu legalizacji pobytu i pracy?

 

Wszystkie formalności związane z procesem legalizacji pobytu i pracy obcokrajowców z Azji w naszym kraju muszą być załatwiane w określonych przepisami terminach, spośród których kluczowe to:

• przekazywanie kopii umów organowi wydającemu zezwolenie na pracę – przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi;
• zgłoszenie podjęcia pracy przez cudzoziemca – 7 dni;
• informacja o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – 14 dni;
• informacja o zakończeniu pracy na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy – w ciągu 15 dni od zakończenia zatrudnienia.

Warto także podkreślić nowy czas na rozpatrzenie wniosków składanych w uproszczonej procedurze dla branż strategicznych, takich jak budownictwo, logistyka, opieka zdrowotna, przetwórstwo spożywcze, wynoszący obecnie tylko 30 dni.

Dotrzymanie wszystkich wymienionych terminów jest obecnie prostsze, dzięki możliwości stosowania takich cyfrowych narzędzi jak system eCudzoziemiec 2.0.

 

Jak działa system eCudzoziemiec 2.0 i jakie korzyści przynosi cyfryzacja procedur?

Wprowadzony nowoczesny system eCudzoziemiec 2.0 pozwala w bardziej efektywny i bezpieczny sposób przeprowadzić legalizację pracowników zagranicznych. Cały proces odbywa się za pośrednictwem Internetu, obejmując takie kwestie jak:

• składanie wniosków o oświadczenia, zezwolenia i pobyt czasowy;
• składanie niezbędnej dokumentacji;
• monitorowanie spraw;
• przekazywanie pełnomocnictw;
• otrzymywanie powiadomień o kończących się pozwoleniach
• wnoszenie odwołania od decyzji Urzędu.

Od momentu wprowadzenia systemu papierowe wnioski nie są już rozpatrywane, lecz cyfryzacja efektywnie wpływa na bezpieczeństwo i efektywność procesu legalizacji. Automatyzuje proces obiegu dokumentów, ułatwia ich archiwizację w centralnej bazie danych, dając szybszy dostęp do informacji.

 

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców podczas legalizacji pobytu pracowników z Azji?

Mimo wprowadzenia systemów cyfrowych wspomagających legalizację nadal istnieje ryzyko popełnienia pewnych błędów, wynikających przeważnie z pomyłek pracodawców:

• niekompletnej dokumentacji dołączanej do składanego wniosku;
• błędnych danych podanych we wniosku;
• niedotrzymania wymienionych wyżej terminów zgłoszenia pracownika z Azji;
• braku monitorowania na bieżąco ważności zezwoleń na pobyt i pracę;
• niezgłoszenia zmiany warunków pracy.

Konsekwencje takich nieprawidłowości mogą jednak być poważne, nie tylko opóźnienia czy odmowa wydania zezwolenia. Za łamanie obowiązujących przepisów ustawodawca przewidział poważne sankcje, w tym kary finansowe od 3000 do 50000 zł za każde wykryte uchybienie.

Błędy formalne to tylko część problemów, trzeba też liczyć się z innymi, tak samo utrudniającymi legalizację pobytu i pracy.

 

Jakie są najczęstsze problemy i wyzwania w praktyce legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców z Azji?

Decydując się na zatrudnienie cudzoziemców z Azji, trzeba się liczyć z pojawiającymi się problemami dotyczącymi legalizacji ich pobytu i pracy, a najbardziej typowe to:

• bariery językowe, utrudniające komunikację, wypełnianie dokumentów i funkcjonowanie w miejscu pracy;
• zmieniające się przepisy i brak ich znajomości;
• długie terminy oczekiwania na uzyskanie zezwoleń;
• błędy w dokumentacji i trudności w uzyskaniu wymaganych dokumentów;
• problemy z weryfikacją dokumentów i tożsamości;
• brak informacji o statusie prowadzonej sprawy.

Często zachodzi też konieczność przeprowadzenia rekrutacji masowej i dostosowania pracodawcy do nowych wymogów formalnych obowiązujących od 2025 roku. Równie ważne jest przystosowanie się do cyfryzacji procesu legalizacji i wdrożenie osób wyznaczonych do obsługi systemu.

 

Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w trakcie i po zatrudnieniu pracownika z Azji?

 

Do skutecznego zarządzania procesem zatrudnienia cudzoziemców, konieczna jest znajomość obowiązków pracodawcy nie tylko na etapie rekrutacji, ale także w trakcie i po zatrudnieniu. Podstawowe obowiązki spoczywające na pracodawcy to:

• zgłoszenie podjęcia pracy przez obcokrajowca z Azji w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia;
• zgłoszenie niepodjęcia pracy przez cudzoziemca w ciągu 14 dni;
• informowanie o zmianie warunków zatrudnienia;
• zgodne z przepisami przechowywanie dokumentacji pracowniczej;
• zapewnienie właściwych warunków pracy określonych w zezwoleniu na pracę;
• zgłoszenie warunków pracy i wynagrodzenia do uprawnionych organów.

Znaczenia tych obowiązków nie wolno lekceważyć, aby uniknąć sankcji związanych z ich nieprzestrzeganiem, a konsekwencje zaniedbań mogą być naprawdę poważne. Jest to szczególnie istotne w kontekście nasilonych i rygorystycznych kontroli.

 

Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców i jakie grożą sankcje za naruszenia?

Legalność zatrudnienia cudzoziemców jest bardzo często sprawdzana przez Państwową Inspekcję Pracy lub Straż Graniczną, do czego zawsze należy być odpowiednio przygotowanym. Kontrole mogą być zarówno zapowiedziane, jak i niezapowiedziane, w miejscu pracy obcokrajowców lub w siedzibie pracodawcy.

Inspektorzy PIP sprawdzają między innymi takie dokumenty związane z zatrudnieniem jak:

• umowy;
• listy obecności;
• listy płac;
• dokumenty potwierdzające zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego;
• uprawnienia do wykonywania danej pracy.

Kontrole przeprowadza też Straż Graniczna, która żąda zazwyczaj okazania następujących dokumentów:

• dokumentów tożsamości obcokrajowca, karty pobytu i paszportu;
• dokumentów potwierdzających legalność pobytu, zezwolenia na pobyt lub karty pobytu;
• zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy;
• umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej;
• dokumentacji wynagrodzenia, podatków i składek ZUS;
• listy obecności i innej dokumentacji kadrowej.

Wszelkie nieprawidłowości wykryte w czasie kontroli skutkują surowymi sankcjami, wysokimi karami finansowymi, zakazem zatrudniania cudzoziemców, a nawet odpowiedzialnością karną. Aby ich uniknąć, należy wdrożyć w firmie zalecane rekomendacje i sprawdzone praktyki dotyczące

 

Jakie są rekomendacje i dobre praktyki dla firm zatrudniających pracowników z Azji?

Rekrutacja pracowników z Azji może być korzystna dla firm z wielu branż. Jednak zarówno te, które planują, jak i już prowadzące ich rekrutację, powinny skorzystać z rekomendacji i dobrych praktyk znacznie ułatwiających ten proces:

• zrozumienie przepisów i regulacji prawnych w Polsce i kraju pochodzenia potencjalnych pracowników;
• monitorowanie zmian w przepisach
• dostosowanie odpowiedniej strategii rekrutacyjnej:
• wybór kanałów rekrutacji;
• podjęcie współpracy z profesjonalnymi agencjami rekrutacyjnymi i kancelariami prawnymi;
• wdrożenie procedur compliance;
• korzystanie z checklist, kolejnych kroków do wykonania;
• regularne szkolenia kadry w firmie;
• korzystanie z systemów elektronicznych ułatwiających rekrutację;
• zrozumienie różnic kulturowych;
• wsparcie w relokacji i integracji pracowników z Azji.