Jak praca tymczasowa może pomóc w optymalizacji kosztów zatrudnienia?

Rosnące obciążenia płacowe i presja na efektywność operacyjną zmuszają organizacje do redefinicji systemu zatrudniania. Modele etatowe, choć stabilne, generują wysokie koszty stałe i ograniczają możliwość elastycznego dostosowywania godzin pracy do aktualnych potrzeb firmy. Praca tymczasowa, odpowiednio zorganizowana i wdrożona, pozwala na dynamiczne zarządzanie strukturą kosztów, minimalizację ryzyka nadmiernych zobowiązań kadrowych i skalowanie zespołów zgodnie z realnym zapotrzebowaniem biznesowym.

Spis treści:

1. Czym jest praca tymczasowa i jak działa?
2. Jak praca tymczasowa redukuje stałe koszty związane z zatrudnieniem?
3. W jakich sytuacjach zatrudnienie pracowników tymczasowych jest najbardziej opłacalne?
4. Jakie koszty rekrutacji i szkoleń można ograniczyć dzięki pracy tymczasowej?
5. W jakich branżach praca tymczasowa przynosi największe oszczędności?
6. Czy praca tymczasowa pozwala uniknąć kosztów związanych z sezonowością zatrudnienia?
7. Jak praca tymczasowa wpływa na koszty składek społecznych i podatków od pracowników?
8. Jakie różnice w prawie pracy wpływają na koszty zatrudnienia stałego i tymczasowego?
9. Jakie ryzyka wiążą się z nadmiernym wykorzystaniem pracy tymczasowej i jak je minimalizować?

Czym jest praca tymczasowa i jak działa?

Praca tymczasowa to elastyczna forma rekrutacji i zatrudnienia, w której pracownik zatrudniany jest przez agencję pracy tymczasowej, ale wykonuje obowiązki w firmie zewnętrznej, zwanej pracodawcą użytkownikiem. To model szczególnie popularny w branżach wymagających krótkoterminowego zatrudnienia, np. w produkcji, logistyce i handlu.

Formalnym pracodawcą pozostaje agencja pracy tymczasowej – to ona zawiera umowę z pracownikiem, odprowadza składki i zajmuje się obsługą kadrowo-płacową. Z kolei pracodawca użytkownik odpowiada za organizację pracy i bezpieczeństwo na stanowisku.

W Polsce zatrudnianie pracowników tymczasowych reguluje Ustawa z 9 lipca 2003 r., określająca zasady współpracy między agencją pracy, pracodawcą użytkownikiem i pracownikiem tymczasowym. Pracowników tymczasowych zatrudnia się na czas określony do zadań sezonowych, okresowych lub doraźnych.

Praca tymczasowa różni się od standardowego etatu zarówno w zakresie organizacyjnym, jak i prawnym.

Cechy pracy tymczasowej:

• Zatrudnienie na czas określony, maksymalnie 18 miesięcy w ciągu 3 lat.
• Pracownik jest formalnie zatrudniony w agencji, ale wykonuje pracę u klienta.
• Możliwość szybkiego zakończenia współpracy bez długich okresów wypowiedzenia.
• Agencja przejmuje rekrutację i formalności, odciążając dział HR firmy.

Cechy pracy etatowej:

• Stabilna forma zatrudnienia, zazwyczaj na czas nieokreślony, bez limitu czasu zatrudnienia.
• Bezpośredni stosunek pracy między pracownikiem a pracodawcą.
• Pełna odpowiedzialność firmy za rekrutację, administrację kadrową i wynagrodzenia.
• Dłuższe okresy wypowiedzenia i wyższa ochrona prawna.

W 2023 roku firmy członkowskie Polskiego Forum HR zatrudniły ponad 178 tysięcy pracowników tymczasowych, co stanowi wzrost o 1% w porównaniu z rokiem poprzednim. W 2024 roku było to 165 tysięcy pracowników tymczasowych.

Analizując te dane, można zauważyć, że zapotrzebowanie na pracowników tymczasowych utrzymuje się na stosunkowo stabilnym poziomie. Elastyczne formy zatrudnienia zyskują na znaczeniu, szczególnie w kontekście optymalizacji kosztów i adaptacji do dynamicznych zmian na rynku pracy.

Mając już ogólny obraz funkcjonowania pracy tymczasowej, warto przyjrzeć się temu, jak konkretnie przekłada się ona na redukcję stałych kosztów zatrudnienia.

 

Jak praca tymczasowa redukuje stałe koszty związane z zatrudnieniem?

Praca tymczasowa umożliwia optymalizację wydatków na personel poprzez eliminację kosztów, które w modelu etatowym są stałym obciążeniem. Firmy mogą dostosowywać liczbę pracowników do aktualnych potrzeb, unikając nadmiernych wydatków w okresach niższego zapotrzebowania.

Gdy produkcja spada, a magazyny są pełne, utrzymywanie pełnoetatowych zespołów generuje zbędne koszty. Zatrudnienie tymczasowe działa tu jak poduszka finansowa – umożliwia dynamiczne skalowanie zatrudnienia, redukując wydatki w czasie przestojów i wzmacniając kadrę w okresach wzmożonej pracy.

Pozycje w budżecie, które można obniżyć:

• Koszty zatrudnienia – brak konieczności ponoszenia wydatków na świadczenia długoterminowe.
• Redukcja nakładów kadrowych – mniejsze zaangażowanie działu HR w obsługę pracowników.
• Wynagrodzenia i składki ZUS – płacone tylko za faktyczny czas pracy.
• Opłaty za urlopy i zwolnienia lekarskie – przeniesione na agencję.
• Koszty rekrutacji i onboardingu – agencja dostarcza gotowych pracowników.
• Wydatki na odprawy i długie okresy wypowiedzenia – wyeliminowane w modelu tymczasowym.

Analizy HR wskazują, że efektywne zarządzanie systemem pracy tymczasowej umożliwia optymalizację kosztów zatrudnienia. Newralgicznym działaniem jest tu dynamiczne i elastyczne dostosowywanie liczby pracowników do aktualnych potrzeb biznesowych.

Skoro wiemy już, jak praca tymczasowa może obniżyć stałe koszty zatrudnienia, sprawdźmy, w jakich konkretnych sytuacjach takie rozwiązanie staje się najbardziej opłacalne.

 

W jakich sytuacjach zatrudnienie pracowników tymczasowych jest najbardziej opłacalne?

Zwiększona elastyczność kadr pozwala firmom błyskawicznie reagować na zmiany rynkowe i minimalizować obciążenia finansowe. W jakich sytuacjach to rozwiązanie jest najbardziej opłacalne?

Sezonowe wzrosty produkcji

Niektóre branże, takie jak przetwórstwo spożywcze, intensyfikują działalność w określonych miesiącach. Zatrudnianie na stałe pracowników na kilka tygodni nie ma sensu – elastyczna forma rekrutacji pozwala uniknąć zbędnych kosztów.

Nagłe zapotrzebowanie na pracowników

Nagłe zapotrzebowanie na pracowników może wystąpić w sytuacjach takich jak niespodziewane zamówienia czy pilne projekty wymagające dodatkowej kadry. W Polsce pracownicy tymczasowi są najczęściej zatrudniani w sektorach takich jak produkcja, logistyka, budownictwo oraz gastronomia i hotelarstwo, co wynika z ich dynamicznego charakteru i zmiennych potrzeb kadrowych.

Tymczasowe umowy projektowe

Pracownicy tymczasowi pozwalają szybko zbudować zespół na czas realizacji zlecenia lub kontraktu. Na przykład w branży IT i marketingu projekty mają określone ramy czasowe. Zatrudnianie pracowników na długoterminowe umowy generowałoby niepotrzebne zobowiązania kadrowe.

Sezonowe wzrosty zatrudnienia w e-commerce

Sezonowe wzrosty zatrudnienia w e-commerce wynikają z intensyfikacji sprzedaży w określonych okresach roku, które generują zwiększony wolumen zamówień online. Dotyczy to m.in. czerwca (wyprzedaż kolekcji wiosenno-letniej), listopada (Black Friday) oraz końcówki grudnia i początku stycznia (okres poświątecznych wyprzedaży kolekcji jesienno-zimowej). W tych momentach firmy potrzebują szybkiego wzmocnienia zespołów logistycznych i działów obsługi klienta, aby sprawnie realizować zamówienia i utrzymać wysoką jakość obsługi.

Niepewność gospodarcza lub zmienne potrzeby rynkowe

W obliczu zmian gospodarczych, m.in. wynikających z fluktuacji popytu i dużego napływu nowych inwestycji, elastyczne formy zatrudnienia coraz mocniej zyskują na znaczeniu, szczególnie w branżach, które charakteryzują się sezonowością lub częstą realizacją krótkoterminowych projektów. Dzięki pracy tymczasowej firmy mogą sprawniej adaptować się do realiów gospodarki i dostosowywać liczbę pracowników do aktualnych potrzeb. W efekcie przedsiębiorstwo unika strat finansowych.

Największe zapotrzebowanie na pracowników tymczasowych obserwuje się w firmach, które muszą błyskawicznie reagować na zmienne warunki rynkowe. Model ten staje się standardem w sektorach o wysokiej rotacji i dużej dynamice operacyjnej.

Wiedząc już, kiedy i gdzie takie rozwiązanie się sprawdza, warto zwrócić uwagę na to, które koszty – zwłaszcza te związane z rekrutacją i szkoleniem – można dodatkowo ograniczyć.

Jakie koszty rekrutacji i szkoleń można ograniczyć dzięki pracy tymczasowej?

Każdy proces rekrutacyjny wiąże się z czasem poświęconym na pozyskanie i selekcję kandydatów, analizę aplikacji, przeprowadzanie testów kompetencyjnych i organizację onboardingu. Wszystkie te etapy składają się na kosztogenny i czasochłonny proces wymagający niejednokrotnie wyspecjalizowanej wiedzy i znajomości lokalnych uwarunkowań.

Jedną z metod na znalezienie oszczędności jest przekazanie agencji pracy tymczasowej całego procesu rekrutacyjnego. Wewnętrzne zasoby firmy nie są w tym przypadku angażowane i wiele wydatków zostaje wyeliminowanych. Agencja dostarcza gotowych kandydatów.

Kolejnym obszarem oszczędności są koszty szkoleń i wdrożeń. Firmy często inwestują w długofalowe programy rozwojowe, tymczasem agencja dostarcza pracowników przeszkolonych pod kątem konkretnych zadań. To oznacza brak wydatków na kursy wstępne i skrócenie czasu adaptacji.

Redukcja kosztów obejmuje także administrację. Mniej godzin poświęconych na selekcję kandydatów, mniej formalności związanych z zatrudnianiem i brak konieczności prowadzenia długoterminowych akt pracowniczych to realne oszczędności dla firmy.

Według dostępnych danych koszt rekrutacji pracownika to około 5 tysięcy złotych. W przypadku nieudanych rekrutacji kwota może wzrosnąć nawet trzykrotnie. Wyższe koszty dotyczą zazwyczaj rekrutacji wysoko wykwalifikowanych pracowników technicznych i kadry kierowniczej, gdzie proces jest bardziej złożony i czasochłonny. Praca tymczasowa staje się szczególnie opłacalna w sektorach, gdzie rekrutacja na dużą skalę wymaga intensywnych nakładów finansowych i czasowych.

Dobrym przykładem jest tutaj branża logistyczna. Duże centra dystrybucyjne w okresach szczytowych rekrutują dziesiątki pracowników magazynowych. Wcześniej oznaczało to konieczność publikacji setek ogłoszeń i prowadzenia rekrutacji przez wewnętrzny HR. Po wdrożeniu usługi rekrutacyjnej agencji firma w kilka dni pozyskała już przeszkolonych pracowników, gotowych do natychmiastowego podjęcia pracy. Zarówno koszty selekcji, jak i wdrożenia zostały wyeliminowane.

Ograniczenie wydatków na rekrutację i szkolenia to nie jedyna korzyść – przyjrzyjmy się branżom, w których praca tymczasowa daje największe oszczędności.

 

W jakich branżach praca tymczasowa przynosi największe oszczędności?

Praca tymczasowa staje się coraz częściej praktykowanym modelem zatrudniania, szczególnie w branżach, które borykają się z wysoką rotacją personelu oraz krótkookresowym zapotrzebowaniem kadrowym.

Branże, w których praca tymczasowa może przynieść oszczędności:

• Handel detaliczny – szybka rotacja w okresach wzmożonego popytu (np. święta, Black Friday, wakacje).
• Gastronomia – zmienność w liczbie klientów w zależności od sezonu.
• Logistyka – sezonowe wzrosty zamówień, np. wprowadzenie nowego produktu, zmiany pór roku (zwiększenie popytu na odzież letnią lub zimową).
• Produkcja – zmiany w zapotrzebowaniu na liniach produkcyjnych. (np. premiery nowych modeli produktów).

Przykłady oszczędności:

• Firma z branży logistycznej, zatrudniając pracowników tymczasowych do kompletacji zamówień w szczycie sezonu, zmniejszyła koszty zatrudnienia o 20%.
• Firma z branży spożywczej zatrudniła pracowników tymczasowych do pakowania produktów w okresie przedświątecznym. Dzięki temu zmniejszyła koszty nadgodzin stałego personelu o 25%.

Warto jednak wziąć pod uwagę fakt, iż jeśli zachodzi konieczność przeszkolenia np. z obsługi maszyn, zatrudnianie dorywczych pracowników może być finansową pułapką.

Skoro znamy już branże, w których takie rozwiązanie najbardziej się opłaca, sprawdźmy, jak praca tymczasowa pomaga w kontekście sezonowości zatrudnienia.

 

Czy praca tymczasowa pozwala uniknąć kosztów związanych z sezonowością zatrudnienia?

Sezonowe wahania zatrudnienia to dla wielu firm wyzwanie. Nadwyżka zatrudnienia w martwych miesiącach oznacza zbędne koszty utrzymania personelu, a niedobory w szczytach sezonu prowadzą do opóźnień i utraty klientów. Model pracy tymczasowej rozwiązuje oba te problemy, umożliwiając elastyczne zarządzanie liczbą pracowników.

Branże o dużej sezonowości:

• Turystyka i hotelarstwo – latem i zimą potrzeba więcej recepcjonistów, kelnerów, sprzątaczek i animatorów. W martwym sezonie etaty generowałyby niepotrzebne koszty.
• Rolnictwo – w okresie zbiorów (np. czerwiec dla truskawek, wrzesień dla jabłek) gospodarstwa zatrudniają setki dodatkowych pracowników. Po zbiorach ich obecność staje się zbędna.
• Sprzedaż detaliczna – przed świętami i podczas wyprzedaży galerie handlowe wzmacniają zespoły kasjerów, magazynierów i doradców klienta.
• Logistyka i e-commerce – listopad i grudzień to czas wzmożonych wysyłek zamówień online, co wymusza zatrudnienie dodatkowych pracowników do pakowania i transportu.
• Gastronomia – w okresach wakacyjnych i eventowych restauracje i catering potrzebują więcej kucharzy, kelnerów i barmanów.
• Budownictwo – wiosną i latem firmy realizują najwięcej projektów, dlatego zwiększają zatrudnienie ekip montażowych i wykończeniowych.
• Eventy i kultura – festiwale, koncerty i targi wymagają dużej liczby pracowników tylko na czas wydarzeń, a potem zespoły wracają do minimalnej obsady.

Dzięki pracy tymczasowej firmy mogą płacić wyłącznie za realnie wykonaną pracę. Ruchomy grafik pracy pozwala na dopasowanie etatów do aktualnego popytu i uniknięcie zbędnych kosztów poza sezonem.

Sezonowość to jeden z najważniejszych czynników kosztowych, warto teraz poruszyć temat wpływu pracy tymczasowej na składki społeczne i zobowiązania podatkowe.

Jak praca tymczasowa wpływa na koszty składek społecznych i podatków od pracowników?

Przy pracy tymczasowej obciążenia fiskalne spoczywają głównie na agencji zatrudnienia. To ona formalnie podpisuje umowę z pracownikiem, nalicza wynagrodzenie, rozlicza koszty składek ZUS i zajmuje się formalnościami podatkowymi. Dla firmy korzystającej z takiego modelu oznacza to brak konieczności prowadzenia rozliczeń kadrowo-płacowych i minimalizację ryzyka błędów podatkowych.

Aktualne stawki ZUS wynoszą 19,52% podstawy wymiaru dla składki emerytalnej i 8% dla rentowej. Do tego dochodzi składka zdrowotna, której wysokość zależy od formy umowy. Obowiązki agencji pracy tymczasowej obejmują terminowe odprowadzanie tych należności oraz raportowanie do ZUS i urzędu skarbowego. Dzięki znajomości przepisów agencje mogą optymalizować koszty, poprzez dopasowanie rodzaju umowy do charakteru pracy.

Dla pracownika zatrudnionego w trybie tymczasowym koszty składek ZUS są porównywalne do stawek przy stałym zatrudnieniu, jednak w tym przypadku odpowiedzialność administracyjną przejmuje agencja. To ona monitoruje zmiany w przepisach i dba o zgodność z regulacjami. W efekcie firma unika dodatkowych obowiązków księgowych i potencjalnych sankcji za błędne naliczenia.

W porównaniu do standardowego etatu mogą występować różnice – np. przy umowach cywilnoprawnych nie ma obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP. Pracownik tymczasowy może mieć ograniczony dostęp do benefitów, takich jak dodatkowe ubezpieczenia zdrowotne lub pakiety socjalne, które standardowo oferują duże firmy.

 

Jakie różnice w prawie pracy wpływają na koszty zatrudnienia stałego i tymczasowego?

Regulacje Kodeksu pracy w przypadku umów stałych zapewniają pracownikowi większą ochronę, ale jednocześnie generują wyższe koszty dla pracodawcy. Okres wypowiedzenia w umowie o pracę wynosi od 2 tygodni do 3 miesięcy, podczas gdy w pracy tymczasowej jest znacznie krótszy – 3 dni dla umowy do 14 dni; 7 dni dla umowy powyżej 14 dni.

Odprawy przysługują etatowcom w razie zwolnień grupowych lub likwidacji stanowiska, natomiast przy pracy tymczasowej nie występują. Urlopy macierzyńskie i ojcowskie to pełnopłatne świadczenia przysługujące osobom zatrudnionym na umowie o pracę – również w pracy tymczasowej. W przypadku umów cywilnoprawnych (np. zlecenie), takie urlopy nie przysługują, choć możliwe jest uzyskanie zasiłku macierzyńskiego, jeśli były opłacane odpowiednie składki. Ubezpieczenie chorobowe jest obowiązkowe dla etatowców, ale w przypadku umów-zleceń pozostaje dobrowolne.

Zgodnie z art. 152–154 Kodeksu pracy w przypadku standardowej umowy o pracę pracownikowi przysługuje 20 lub 26 dni corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego, w zależności od stażu pracy. Natomiast zgodnie z art. 17 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych w przypadku pracowników tymczasowych urlop wynosi 2 dni za każdy miesiąc pozostawania w dyspozycji pracodawcy użytkownika.

W kontekście kosztów praca stała oznacza dodatkowe obciążenia, które nie występują lub są zredukowane w modelu tymczasowym. Odprawy, długie okresy wypowiedzenia, pełnopłatne zwolnienia lekarskie, obowiązek finansowania szkoleń oraz świadczenia dodatkowe, takie jak benefity pozapłacowe, generują stałe wydatki. W pracy tymczasowej te koszty są ograniczone, a część administracyjnych obowiązków przejmuje agencja zatrudnienia.

Poznanie kluczowych różnic w prawie pracy to fundament, jednak warto też wiedzieć, że intensywne korzystanie z pracy tymczasowej niesie pewne ryzyka, dlatego przejdźmy do omówienia sposobów ich minimalizacji.

 

Jakie ryzyka wiążą się z nadmiernym wykorzystaniem pracy tymczasowej i jak je minimalizować?

Nadmierne korzystanie z pracy tymczasowej może osłabić zaangażowanie personelu – pracownicy nie utożsamiają się z firmą, co ujemnie wpływa na ich motywację i produktywność. Możliwe problemy z jakością pracy wynikają z krótkiego okresu zatrudnienia i braku inwestycji w rozwój tymczasowych zespołów. Co więcej, rotacja wśród pracowników tymczasowych jest wysoka, przez co zwiększają się wydatki na rekrutację.

Ryzyko wizerunkowe to kolejny aspekt – firma, która bazuje na pracy tymczasowej, może być postrzegana jako niestabilny pracodawca. To odstrasza wysoko wykwalifikowanych specjalistów, którzy poszukują długoterminowej ścieżki kariery.

Badania pokazują, że brak stabilizacji w organizacji może prowadzić do obniżenia motywacji pracowników, ponieważ niepewność co do przyszłości często wywołuje stres i zmniejsza zaangażowanie. Konflikty w miejscu pracy oraz brak jasnych celów organizacyjnych są identyfikowane jako główne czynniki wpływające na spadek efektywności i motywacji.

Rozważna strategia HR powinna uwzględniać sprawny plan zarządzania pracownikami oraz klarowną komunikację z personelem. W ten sposób zminimalizujesz ryzyka.

Oto kilka praktycznych rozwiązań:

• Mieszany model zatrudnienia – newralgiczne role są obsadzane etatowo, a tymczasowi pracownicy funkcjonują jako wsparcie.
• Onboarding – warto wdrożyć go nie tylko dla pracowników stałych, ale także dla tymczasowych. Dobrze dopracowany onboarding przyspiesza adaptację i znacząco poprawia wskaźnik retencji pracowników.
• Ścieżki rozwoju dla pracowników tymczasowych – np. możliwość przejścia na stałe zatrudnienie.
• Jasna polityka komunikacyjna – informowanie zespołu o roli pracowników tymczasowych w organizacji.
• Lepsze dopasowanie kandydatów – współpraca z agencjami, które zapewniają pracowników o odpowiednich kwalifikacjach.

 

Praca tymczasowa to skuteczne narzędzie optymalizacji kosztów, ale jej nadmierne wykorzystanie może rodzić ryzyka operacyjne i wizerunkowe. Istotą efektywnego zarządzania tym modelem jest świadome planowanie, kontrola kosztów i troska o zaangażowanie personelu.