Coraz więcej pracodawców w naszym kraju decyduje się na elastyczne formy zatrudnienia pracowników przez agencję pracy tymczasowej. Niesie to ze sobą niewątpliwe korzyści dla rozwoju firmy, pozwalając dostosować wielkość zatrudnienia do potrzeb aktualnie panujących na rynku i zapotrzebowania na konkretną ilość pracowników.

 

Jak skutecznie wykorzystać elastyczne formy zatrudnienia?

 

Spis treści:

1. Jak wykorzystać elastyczność pracy tymczasowej w reakcji na zmiany rynkowe?
2. Jak praca tymczasowa wspiera szybkie skalowanie i ekspansję?
3. Gdzie praca tymczasowa przynosi największą wartość dodaną?
4. Jak wykorzystać pracę tymczasową do skutecznego zarządzania szczytami sezonowymi i wahaniami popytu?
5. Jak efektywnie wykorzystać pracowników tymczasowych do realizacji strategicznych projektów bez zwiększania stałego zatrudnienia?
6. Jak praca tymczasowa może zapewnić ciągłość krytycznych procesów biznesowych podczas nieobecności stałych pracowników?
7. W jaki sposób praca tymczasowa może stać się narzędziem do optymalizacji kosztów operacyjnych i zarządzania budżetem personalnym?
8. Jak model „try & hire” może usprawnić rekrutację najlepszych pracowników na stałe?
9. Jak wykorzystać współpracę z agencją do budowania elastycznej puli talentów gotowych do wsparcia firmy w każdej chwili?
10. Jak zapewnić błyskawiczne wdrożenie i pełną produktywność pracowników tymczasowych od pierwszego dnia pracy?
11. Jakie praktyki zarządzania i motywacji pozwalają wydobyć największy potencjał z zespołów tymczasowych?
12. Jakimi kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI) mierzyć sukces wykorzystania pracy tymczasowej w strategii firmy?

 

Jak wykorzystać elastyczność pracy tymczasowej w reakcji na zmiany rynkowe?

Różne wydarzenia, między innymi podwyższanie ceł przez Stany Zjednoczone, UE i inne państwa świata, mogą doprowadzić nawet do globalnego kryzysu gospodarczego. Sytuacja na rynkach staje się coraz bardziej niepewna, prowadząc do nieprzewidywalnych wahań popytu i podaży.

Dlatego wiele firm decyduje się na elastyczne formy zatrudnienia, mające szczególne znaczenie w najbardziej dynamicznych branżach. Jeśli prowadzisz działalność w branży produkcyjnej, e-commerce czy logistyce, jest to rozwiązanie, z którego powinieneś skorzystać.

Najlepszym przykładem zastosowania elastycznych form zatrudnienia jest branża logistyczna, gdzie zapotrzebowanie na personel zmienia się w zależności od sezonu, natężenia zamówień czy okresów promocyjnych, takich jak Black Friday. Dzięki pracy tymczasowej firmy mogą szybko reagować na rynkowe fluktuacje, zwiększać lub zmniejszać liczbę pracowników w zależności od potrzeb, a jednocześnie dostosowywać czas pracy do oczekiwań zatrudnionych osób. Coraz większe znaczenie mają też nowe trendy, w tym digitalizacja procesów – od obiegu dokumentów po wyszukiwanie informacji – które wspierają sprawne zarządzanie personelem.

Elastyczność pracy tymczasowej ma znaczenie w wielu branżach, szczególnie w kontekście skalowania i ekspansji firm, dlatego warto przyjrzeć się jej bliżej.

 

Jak praca tymczasowa wspiera szybkie skalowanie i ekspansję?

W miarę rozwoju firmy pojawia się potrzeba szybkiego skalowania działalności i wchodzenia na nowe rynki. Praca tymczasowa pomaga w opracowaniu strategii szybkiego skalowania, czyli zwiększenia skali prowadzonych działań, z jednoczesnym ograniczeniem jej kosztów.

Zatrudnienie pracowników tymczasowych pozwala zwiększyć ich liczbę zgodnie z potrzebami, co okazuje się szczególnie przydatne przy realizacji dużych projektów. Kolejną zaletą jest rozbudowa zespołu pracowników wybieranych z dostępnej puli potrzebnych specjalistów.

Zatrudnisz ich w oparciu o pasujące Tobie formy zatrudnienia, nie na pełen etat, ale np. na umowę zlecenie. Możesz w ten sposób uniknąć długoterminowych zobowiązań finansowych stanowiących nadmierne obciążenie dla budżetu firmy.

Coraz więcej firm decyduje się również na outsourcing kadrowo-płacowy (tzw. payroll), w ramach którego agencja przejmuje obsługę administracyjną pracowników zatrudnionych bezpośrednio w firmie. To rozwiązanie szczególnie popularne w dynamicznie rosnących branżach, takich jak IT, nowe technologie czy logistyka.

Warto jednocześnie zastanowić się, w jakich branżach praca tymczasowa będzie zapewniała najwyższą wartość dodaną.

 

Gdzie praca tymczasowa przynosi największą wartość dodaną?

 

Istnieją branże, w których szczególnie opłaca się korzystać z pracy tymczasowej, a jej zastosowanie generuje największą wartość dodaną. Ten model zatrudnienia, umożliwiający elastyczne dopasowanie liczby pracowników do aktualnych potrzeb, sprawdza się najlepiej w takich sektorach jak:

• obsługa klienta – nie tylko handel bezpośredni, ale też np. call center, gdzie udział pracowników tymczasowych może sięgać nawet kilkudziesięciu procent;
• logistyka, centra dystrybucyjne i magazyny – ze zwiększonym zapotrzebowaniem na pracowników w okresach sezonowych, np. przed świętami;
• produkcja – gdzie elastyczne formy zatrudnienia pozwalają reagować na zmieniające się wolumeny zamówień.

Spośród stanowisk, na których zapotrzebowanie ma charakter tymczasowy, warto wymienić m.in.:

• pracowników produkcyjnych i magazynowych,
• sprzedawców i kasjerów,
• pracowników branży turystycznej i gastronomicznej (kelnerów, kucharzy, animatorów),
• pracowników sezonowych w rolnictwie i ogrodnictwie,
• event managerów, hostessy i promotorów.

W branżach takich jak IT czy nowe technologie częściej stosuje się outsourcing lub contracting, czyli współpracę projektową z ekspertami zewnętrznymi – to inny, choć równie elastyczny model wsparcia kadrowego.

Znamy już kluczowe obszary, gdzie praca tymczasowa stanowi wartość dodaną, nadszedł więc czas, aby dowiedzieć się, czy może pomóc w zarządzaniu szczytami sezonowymi i wahaniami popytu.

 

Jak wykorzystać pracę tymczasową do skutecznego zarządzania szczytami sezonowymi i wahaniami popytu?

Jeśli chcesz skutecznie zarządzać szczytami sezonowymi i wahaniami popytu, to możesz do tego wykorzystać pracę tymczasową. Będziesz mógł płynnie dostosować zatrudnienie do swoich potrzeb z jednoczesną minimalizacją jego kosztów i podniesieniem efektywności. Realizując ten proces, będziesz musiał uwzględnić:

• współpracę z agencjami pracy tymczasowej specjalizującymi się w rekrutacji pracowników w tzw. szczycie sezonowym. Warto z odpowiednim wyprzedzeniem, 2-3 miesięcy, przedstawić im swoje wymagania i potrzeby;
• prognozy zapotrzebowania na pracowników, oparte na analizie danych z poprzednich lat, z uwzględnieniem w jakich okresach należy zwiększyć zatrudnienie, np. świątecznym, sezonowych wyprzedaży typu Black Friday, w wakacje, czy na potrzeby dużych eventów;
• szybkie wdrożenie nowych pracowników, zapoznanie z zakresem obowiązków z pomocą przygotowanych wcześniej efektywnych metod szkoleniowych. Dzięki temu można ich szybko wykorzystać do realizacji konkretnych zadań.

Pozwoli to zwiększyć zatrudnienie elastycznej siły roboczej w sezonie i uniknąć ryzyka nadmiernego zatrudnienia poza szczytem sezonowym. Skutkuje to zwyżkami sprzedaży, nawet o kilkadziesiąt procent, np. przed Świętami, gdy rośnie też zapotrzebowania na magazynierów i kurierów dostarczających przesyłki.

Dobrym przykładem wykorzystania dodatkowych pracowników jest centrum dystrybucji w czasie sezonowych wyprzedaży, kiedy etatowi pracownicy mogą nie poradzić sobie ze zwiększoną liczbą zamówień i należy na ten czas zatrudnić dodatkowych pracowników.

Pracownicy tymczasowi często okazują się niezbędni przy realizacji kluczowych projektów, a jak można ich wykorzystać, przedstawiamy poniżej.

 

Jak efektywnie wykorzystać pracowników tymczasowych do realizacji strategicznych projektów bez zwiększania stałego zatrudnienia?

Pracownicy tymczasowi nie muszą być angażowani wyłącznie do prostych zadań. Ten model zatrudnienia coraz częściej wspiera realizację kluczowych projektów operacyjnych, np. zwiększenie produkcji, uruchomienie nowej linii logistycznej czy obsługę sezonowych zleceń.

Współpraca z agencją pracy tymczasowej pozwala:

• szybko zwiększyć lub zmniejszyć liczebność zespołów, w zależności od etapu projektu,
• utrzymać ciągłość procesów nawet w okresach wzmożonego zapotrzebowania lub absencji,
• korzystać z pracowników o konkretnych kompetencjach technicznych i operacyjnych,
• zmniejszyć obciążenia administracyjne i kosztowe, ponieważ formalności przejmuje agencja.

Tymczasowe wsparcie zespołów umożliwia firmom realizację strategicznych celów bez zwiększania stałego zatrudnienia, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów i zachowaniu elastyczności operacyjnej.

 

Jak praca tymczasowa może zapewnić ciągłość krytycznych procesów biznesowych podczas nieobecności stałych pracowników?

 

W wielu firmach może dojść do nieprzewidzianej absencji pracowników z różnych przyczyn, urlopu bezpłatnego, czy długotrwałego zwolnienia lekarskiego. Warto przy tym wspomnieć, że średni czas zwolnienia lekarskiego w różnych branżach wyniósł w 2024 roku 10,83 dnia [1].

Problemem staje się więc uniknięcie przestojów i zachowanie płynności operacyjnej. Rozwiązaniem może być właśnie znalezienie pracowników na zastępstwo, a osoby z odpowiednimi kompetencjami pomoże wyszukać  agencja pracy tymczasowej.

Aby jednak można było zachować ciągłość procesów biznesowych, należy zweryfikować umiejętności i kompetencje pracowników tymczasowych i zapewnić im przeszkolenie na nowym stanowisku. Ich zatrudnienie pozwoli uniknąć olbrzymich kosztów przestojów, zwłaszcza w branży produkcyjnej.

Jest też korzystne dla pracowników etatowych wracających po przerwie, którzy nie będą musieli nadrabiać zaległości na swoim stanowisku pracy.

Praca tymczasowa niesie ze sobą jeszcze inne zalety, m.in. pomoc w optymalizacji kosztów i zarządzaniu budżetem personalnym.

 

W jaki sposób praca tymczasowa może stać się narzędziem do optymalizacji kosztów operacyjnych i zarządzania budżetem personalnym?

Praca tymczasowa stanowi jedno z narzędzi optymalizacji kosztów operacyjnych i efektywniejszego zarządzania budżetem personalnym. W przypadku optymalizacji kosztów możemy wyróżnić:

• brak konieczności prowadzenia własnego procesu rekrutacyjnego – tym zajmuje się  agencja pracy tymczasowej, więc nie ponosisz kosztów ogłoszeń, czasu pracy rekruterów czy narzędzi rekrutacyjnych;
• brak długoterminowych zobowiązań –  pracownicy są zatrudniani na określony czas, a rozwiązanie umowy odbywa się według prostszych i szybszych zasad określonych ustawowo;
• elastyczność zatrudnienia – łatwiej dopasujesz  liczbę pracowników tymczasowych do bieżacych potrzeb operacyjnych;
• uproszczona administracja – agencja odpowiada za rozliczenia, wypłatę wynagrodzeń, obsługę ZUS oraz formalności urlopowe i chorobowe. .

 

Zatrudniając pracowników poprzez agencję pracy tymczasowej, możesz lepiej kontrolować strukturę zatrudnienia i skuteczniej zarządzać budżetem operacyjnym. Zyskujesz m.in.:

• efektywniejsze planowaniu budżetu – koszty zatrudnienia są przewidywalne dzięki z góry ustalonym stawkom rozliczeniowym;
• mniejsze ryzyko nadgodzin – w razie potrzeby zatrudniasz pracowników tymczasowych w okresach wzmożonego zapotrzebowania;
• możliwość zaplanowania długoterminowej strategii wykorzystania pracowników tymczasowych, np. w konkretnych sezonach lub przy większych projektach;
• korzyści wynikające z hybrydowego modelu zatrudnienia – połączenie pracowników stałych i tymczasowych w jednym zespole.

Dobrze zaplanowana struktura zatrudnienia pomoże Ci  trzymać koszty pod kontrolą.

 

Jak model „try & hire” może usprawnić rekrutację najlepszych pracowników na stałe?

Jeśli szukasz pracowników na stałe, to warto przy tym zastosować metodę „try & hire”. Pracownik jest najpierw zatrudniany tymczasowo i przez pewien czas sprawdza się jego umiejętności i kompetencję. Jeśli się sprawdzi na danym stanowisku, to można zatrudnić go na stałe.

Korzyści są tu obustronne, dla pracodawcy i pracownika, dla firmy jest to przede wszystkim zminimalizowanie ryzyka zatrudnienia niewłaściwej osoby. Okres próbny daje możliwość dokładnej weryfikacji kandydata i sprawdzenie jego dopasowania do kultury organizacyjnej firmy.

Powinieneś wykorzystać ten model, jeśli zależy ci też na zmniejszeniu rotacji na danym stanowisku. Koszty popełnianych błędów rekrutacyjnych mogą w niektórych przypadkach sięgać bardzo wysokich kwot.

 

Jak wykorzystać współpracę z agencją do budowania elastycznej puli talentów gotowych do wsparcia firmy w każdej chwili?

 

Jedną z kwestii, o których powinieneś pamiętać, jeśli potrzebujesz pracowników, jest nawiązanie długoterminowej współpracy z agencją pracy tymczasowej, z czego korzysta wiele firm zatrudniających pracowników na określony czas. Szukając właściwej, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• wybór agencji dobrze rozumiejącej specyfikę branży, w której prowadzisz działalność, warto też zweryfikować jej wiarygodność;
• zapewnienie dostępu do szerokiej bazy pracowników, którzy po weryfikacji mogą spełnić wymagania na dane stanowisko w Twojej firmie;
• przejrzystą komunikację na linii pracodawca użytkownik-agencja, pozwalającą określić czego oczekujesz od kandydatów;
• czytelny podział obowiązków i zaangażowanie obu stron w efektywną współpracę.

Współpraca z agencją pracy tymczasowej, stając się elementem strategii HR w firmie, pozwala oszczędzać zasoby, zwalnia z konieczności samodzielnego prowadzenia rekrutacji, skraca jej czas i zapewnia dostęp do stale aktualizowanej bazy kandydatów.

Więcej o tym, na co zwrócić uwagę przy wyborze agencji pracy tymczasowej możesz przeczytać tutaj: https://pl.gigroup.com/blog/jak-wybrac-agencje-pracy-tymczasowej/

Jako przykłady firm stosujących takie rozwiązania, można podać światowych potentatów, a z pracowników tymczasowych korzysta Amazon w centrach logistycznych, czy Microsoft przy projektach technologicznych.

Decydując się na długofalową współpracę z agencją dysponującą elastyczną bazą talentów, należy też zadbać o szybkie wdrożenie ich do pracy.

 

Jak zapewnić błyskawiczne wdrożenie i pełną produktywność pracowników tymczasowych od pierwszego dnia pracy?

Jeśli nowo zatrudnieni pracownicy tymczasowi mają zyskać wysoką produktywność od pierwszego dnia, należy wcześniej wdrożyć odpowiedni onboarding składający się z:

• szkolenia stanowiskowego dotyczącego praktycznego wykorzystania narzędzi pracy;
• omówienia zakresu obowiązków i oczekiwań wobec pracownika;
• zapoznania z obowiązującymi w firmie procedurami i procesami;
• przedstawienie pracownika pozostałym członkom zespołu;
• wprowadzenia do kultury organizacyjnej firmy.

Właściwie zorganizowany onboarding może znacznie skrócić czas wdrożenia pracownika oraz znacząco zmniejszyć rotację.

Podstawą wydajnej pracy tymczasowej jest właściwa motywacja pracowników, warto więc dowiedzieć się, jak to zrobić.

 

Jakie praktyki zarządzania i motywacji pozwalają wydobyć największy potencjał z zespołów tymczasowych?

Jeśli chcesz wydobyć największy potencjał z zatrudnionych pracowników tymczasowych, to powinieneś zastosować techniki zwiększające ich motywację i zaangażowanie. Stosuj do tego sprawdzone praktyki:

• jasno określaj cele i rolę pracowników w ich realizacji;
• zadbaj o szybką integrację zespołu, pracowników tymczasowych ze stałymi, do czego może przyczynić się pomoc lidera zespołu;
• zapewnij efektywną komunikację pomiędzy członkami zespołu, oraz zespołem i kadrą kierowniczą;
• zadbaj o regularny feedback, spotkania w celu wymiany informacji, rozwiązywania problemów i monitorowania postępów prac;
• doceniaj pracowników za terminowe i solidne wykonania zadania, co pomaga zwiększać produktywność;
• buduj atmosferę wzajemnego zaufania, poczucie przynależności do zespołu i daj pracownikom wizję dalszego rozwoju lub możliwości podjęcia stałej współpracy.

Mając odpowiednio zmotywowany zespół, łatwiej będzie można osiągnąć wyznaczone cele i zmierzyć sukces wskaźnikami efektywności przedstawionymi poniżej.

 

Jakimi kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI) mierzyć sukces wykorzystania pracy tymczasowej w strategii firmy?

Jak mierzyć efektywność pracy tymczasowej?

Aby w pełni wykorzystać potencjał pracy tymczasowej, warto monitorować jej efektywność za pomocą konkretnych wskaźników (KPI). Dzięki temu możliwa jest optymalizacja procesów rekrutacyjnych, lepsze planowanie zasobów oraz ocena realnych korzyści biznesowych. Do najczęściej stosowanych KPI należą:

• Czas obsadzenia wakatu (Time to Fill) – liczba dni od zgłoszenia zapotrzebowania do rozpoczęcia pracy przez pracownika tymczasowego.
• Frekwencja i retencja – stosunek przepracowanych dni do zaplanowanych oraz liczba osób, które ukończyły cały okres zlecenia.
• Dopasowanie pracownika (Quality of Hire) – ocena jakości zatrudnionych osób przez przełożonych, np. w skali 1–5, oraz liczba przedłużeń umów lub zatrudnień na stałe.
• Koszt jednostkowy pracy (Cost per Temp Worker) – całkowity koszt usług agencji przypadający na jednego pracownika lub przepracowaną godzinę.
• Wydajność (Productivity per Worker) – efektywność pracownika tymczasowego na tle pracowników etatowych na tych samych stanowiskach.

Warto również monitorować elastyczność zatrudnienia i poziom satysfakcji liderów operacyjnych, np. poprzez krótkie ankiety lub spotkania podsumowujące. Regularna analiza tych danych pozwala podejmować trafniejsze decyzje i maksymalizować korzyści z pracy tymczasowej.

 

Szukasz elastycznych rozwiązań HR i sposobów na obniżenie kosztów zatrudnienia?

Gi Group od ponad 25 lat wspiera firmy w Polsce i na świecie w skutecznym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Jako jedna z wiodących agencji pracy tymczasowej, oferujemy rozwiązania dopasowane do realnych potrzeb Twojego biznesu:

✓ Szybka i skuteczna rekrutacja – dzięki rozbudowanej bazie kandydatów jesteśmy w stanie sprawnie dostarczyć odpowiednich pracowników
✓ Elastyczne formy zatrudnienia – od pracy tymczasowej po model „try & hire”
✓ Pełna obsługa administracyjna – przejmujemy formalności związane z zatrudnieniem
✓ Sprawdzona baza kandydatów – dostęp do tysięcy zweryfikowanych pracowników gotowych do podjęcia pracy
✓ Wsparcie dedykowanego konsultanta – na każdym etapie współpracy

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się na sezonowy wzrost zapotrzebowania, realizujesz duży projekt, czy planujesz ekspansję – mamy rozwiązania, które pomogą Ci osiągnąć cele biznesowe.

Wypełnij formularz kontaktowy i sprawdź, jak możemy wesprzeć Twój zespół.

 

Wypełnij formularz kontaktowy

 

Żródła:
[1] https://www.zus.pl/documents/10182/39590/Raport_Absencja%2Bchorobowa%2Bw%2B2024%2Broku.pdf/a4947e09-3b9c-41c6-1de6-83563006fd49?t=1744352901435