Kultura organizacyjna odgrywa dużą rolę w działalności każdej firmy. Ma bezpośredni wpływ na wiele aspektów jej funkcjonowania, dlatego należy ją odpowiednio kształtować, przy dużym udziale samych pracowników, nie tylko stałych, ale i tymczasowych.

 

Kultura organizacji a pracownicy tymczasowi

 

Spis treści

1. Dlaczego kultura organizacyjna jest ważna przy zatrudnianiu pracowników tymczasowych?
2. Jak przeprowadzić efektywny onboarding pracowników tymczasowych?
3. W jaki sposób zapewnić równe traktowanie pracowników tymczasowych i stałych?
4. Jak skutecznie komunikować wartości firmy pracownikom tymczasowym?
5. Jakie narzędzia i wsparcie zapewnić pracownikom tymczasowym od pierwszego dnia pracy?
6. Jak wykorzystać system mentoringu w integracji pracowników tymczasowych?
7. W jaki sposób angażować pracowników tymczasowych w wydarzenia integracyjne?
8. Jak budować poczucie przynależności wśród pracowników zatrudnionych na czas określony?
9. Jakie wyzwania pojawiają się przy integracji dużej liczby pracowników tymczasowych?
10. Jak liderzy powinni modelować kulturę organizacyjną wobec pracowników tymczasowych?
11. Jak inwestować w rozwój pracowników tymczasowych, by wzmocnić kulturę organizacyjną?

 

 

Dlaczego kultura organizacyjna jest ważna przy zatrudnianiu pracowników tymczasowych?

Zaczniemy od zdefiniowania pojęcia kultury organizacyjnej firmy, lecz w kontekście pracy tymczasowej. Określa się ją jako zbiór obowiązujących norm, wartości, zasad i stylu komunikacji kształtujących postawy oraz zachowania pracowników.

W przypadku pracy tymczasowej jest to o tyle ważne, że ułatwia ich integrację ze stałym zespołem, budowanie prawidłowych relacji międzyludzkich i zapewnia im poczucie przynależności. Sami pracownicy tymczasowi także mogą pozytywnie wpływać na atmosferę w firmie, na takie aspekty pracy jak:

• otwarcie na nowe, świeże pomysły;
• wzrost motywacji i zaangażowania;
• zwiększenie elastyczności;
• wprowadzenie kolorytu i różnorodności;
• efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi;
• budowanie silniejszego zespołu.

Warto również poznać konsekwencje zaniedbania integracji pracowników tymczasowych z kulturą firmy, spośród których najważniejsze to:

• obniżenie jakości i wydajności pracy;
• niskie zaangażowanie pracowników;
• ryzyko konfliktów wewnętrznych;
• wysoka rotacja pracowników tymczasowych.

Kolejnym krokiem do stworzenia spójnej kultury organizacyjnej będzie przeprowadzenie efektywnego onboardingu pracowników tymczasowych, czemu warto przyjrzeć się nieco bliżej.

 

Jak przeprowadzić efektywny onboarding pracowników tymczasowych?

Onboarding pracowników tymczasowych to proces, który definiuje się jako wdrożenie nowych pracowników do obowiązków w firmie, szybkie włączenie ich do istniejącego zespołu, gwarantujące maksimum wydajności. Efektywny proces wdrożeniowy składa się z kilku kluczowych elementów:

• załatwienie niezbędnych formalności;
• przekazanie informacji o zasadach panujących w firmie;
• omówienie zakresu obowiązków, celów i zadań do wykonania;
• szkolenia przygotowujące do pracy na danym stanowisku;
• przedstawienie pracowników i ich integracja z zespołem.

Za proces wdrożeniowy pracowników tymczasowych jest odpowiedzialny nie tylko pracodawca użytkownik, ale i agencja pracy tymczasowej. Ważne jest żeby traktować ten obszar z odpowiednim priorytetem i w pełnej współpracy Klienta z dostawcą usługi.

Onboarding to jedna z podstaw integracji, lecz tak samo ważne jest zapewnienie równego traktowania wszystkich pracowników, również tymczasowych.

 

W jaki sposób zapewnić równe traktowanie pracowników tymczasowych i stałych?

 

Wszyscy pracownicy w firmie, zarówno stali, jak i tymczasowi, powinni być równo traktowani, co także ma wpływ na kształtowanie spójnej kultury organizacji. Regulują to zresztą obowiązujące w naszym kraju przepisy Ustawy z dnia 9 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych oraz Kodeksu Pracy. Najważniejsze aspekty prawne równego traktowania pracowników to:

• zasada niedyskryminacji, z powodu płci, rasy, wieku czy religii;
• równe traktowanie w warunkach pracy;
• prawo do wynagrodzenia, na takich samych warunkach, jak pracownicy zatrudnieni bezpośrednio;
• prawo do urlopu wypoczynkowego i na żądanie;
• prawo do szkoleń organizowanych przez pracodawcę użytkownika.

Przestrzeganie tych aspektów pozwoli uniknąć nierównego traktowania, do którego najczęściej dochodzi w obszarach związanych z zatrudnieniem, takich jak rekrutacja, wynagrodzenia, możliwości awansu i szkoleń. Korzyści z równego traktowania dla całego zespołu oraz firmy są oczywiste i obejmują:

• poprawę atmosfery w pracy;
• ułatwienie współpracy i komunikacji w zespole;
• zwiększenie motywacji i zaangażowania;
• wyższą produktywność;
• redukcję kosztów zatrudnienia;
• zmniejszenie rotacji;
• poprawę wizerunku firmy.

Równe traktowanie ułatwi budowę zaufania w firmie, lecz konieczne jest też, aby pracownicy tymczasowi zrozumieli swoją rolę w organizacji, co umożliwia efektywna komunikacja wartości firmy.

 

Jak skutecznie komunikować wartości firmy pracownikom tymczasowym?

Każdemu pracownikowi tymczasowemu należy skutecznie komunikować wartości firmy w celu jego integracji z kulturą organizacji. Przekaz powinien być jasny, spójny, z użyciem prostego, ogólnie zrozumiałego języka, bez niezrozumiałego żargonu.

Warto też zastosować sprawdzone metody efektywnie przekazujące wartości i misję firmy w krótkim czasie:

• wprowadzenie do wartości zaraz po zatrudnieniu;
• regularne przypominanie o nich;
• użycie historii i przykładów z życia firmy;
• zwięzłą komunikację skupioną na tym co najważniejsze;
• dostosowanie przekazu do specyfiki pracowników tymczasowych;
• uwidocznienie wartości firmy w codziennych działaniach;
• wykorzystanie wielu kanałów komunikacji;
• dialog i feedback;
• spójność i transparentność przekazu.

Pracownicy tymczasowi powinni wiedzieć, że wartości to jeden z fundamentów, na którym opiera się organizacja, mające znaczenie na wszystkich szczeblach, istniejące nie tylko na papierze, ale odczuwalne każdego dnia pracy.

Oprócz zakomunikowania i wpojenia pracownikom wartości firmy, konieczne będzie też zapewnienie im wsparcia od pierwszego dnia pracy, z użyciem specjalnie stworzonych do tego instrumentów.

 

Jakie narzędzia i wsparcie zapewnić pracownikom tymczasowym od pierwszego dnia pracy?

Jeśli pracownicy tymczasowi mają uzyskać wymaganą wydajność, to należy zapewnić im odpowiednie wsparcie od pierwszego dnia pracy. Powinni się tym zająć specjalnie wyznaczeni opiekunowie, mentorzy, którzy skutecznie wprowadzą nowe osoby do zespołu, pomogą w integracji z nim i przede wszystkim zapoznają z zakresem obowiązków.

Pracownikom należy także zapewnić niezbędne narzędzia fizyczne i cyfrowe:

• odzież i obuwie ochronne, jeśli są wymagane na stanowisku pracy;
• narzędzia potrzebne do wykonywania pracy;
• identyfikatory i karty dostępu;
• ewentualne materiały biurowe;
• telefon służbowy, jeśli jest wymagany;
• sprzęt komputerowy potrzebny na danym stanowisku;
• konto w systemie komputerowym firmy wraz z hasłami dostępu;
• oprogramowanie potrzebne do wykonywania obowiązków;
• dostęp do firmowych baz danych;
• dostęp do szkoleń prowadzonych online.

Udostępnienie tych narzędzi pracy i wsparcie adaptacyjne pozwolą szybciej wdrożyć pracowników do nowych obowiązków, poczuć się integralną częścią zespołu, co może przełożyć się na ich większą motywację i zaangażowanie.

 

Jak wykorzystać system mentoringu w integracji pracowników tymczasowych?

 

Dla pracowników tymczasowych powinno się także stworzyć system mentoringu. Mentoring w ich kontekście to sytuacja, gdy nowo przyjętych pracowników wspiera bardziej doświadczony, nazywany właśnie mentorem. Dzieli się swoją wiedzą, umiejętnościami, a cały proces mentoringu ma na celu:

• szybszą adaptację, integrację z zespołem i zrozumienie zasad obowiązujących w firmie;
• poprawę samoświadomości, zrozumienie przez pracowników tymczasowych swoich mocnych i słabych stron;
• przyspieszenie rozwoju kompetencji, zdobycie nowych umiejętności;
• zwiększenie motywacji i zaangażowania pozwalających szybciej osiągać cele zawodowe;
• wzmocnienie poczucia przynależności i docenienia w zespole;
• zmniejszenie rotacji pracowników.

Korzyści z mentoringu odniosą również sami mentorzy. Mogą dzięki temu rozwinąć swoje umiejętności przywódcze, budować silniejsze relacje zawodowe, zyskać prestiż i uznanie, zwiększyć swoje szanse na awans w strukturze firmy.

Tak samo, jak indywidualny mentoring, ważne jest tworzenie więzi grupowych, angażowanie pracowników tymczasowych w wydarzenia integracyjne całej organizacji.

 

W jaki sposób angażować pracowników tymczasowych w wydarzenia integracyjne?

Pracowników tymczasowych warto angażować w wydarzenia integracyjne organizowane przez firmę. Muszą one uwzględniać specyfikę krótkotrwałego zatrudnienia, a dobrym pomysłem jest np. zorganizowanie:

• aktywności zespołowych, np. wspólnego uprawiania sportu;
• warsztatów kreatywnych, także pozwalających na wspólne działanie;
• gier terenowych, np. popularnego paintballu;
• wyjazdów integracyjnych, pozwalających zwiedzić atrakcyjne miejsca.

Wydarzenia integracyjne to sposób na budowanie pozytywnej atmosfery w miejscu pracy, a lepsze zintegrowanie zespołu skutkuje maksymalną produktywnością, wyższym zaangażowaniem i motywacją pracowników.

Można także zmierzyć osiągane efekty z pomocą różnych metod, takich jak badania ankietowe, analiza danych HR, analiza kosztów, obserwacja zachowań, czy wywiady pogłębione.

Wydarzenia integracyjne z pewnością pomogą budowaniu więzi, lecz należy także stworzyć trwałe poczucie przynależności wśród pracowników tymczasowych.

 

Jak budować poczucie przynależności wśród pracowników zatrudnionych na czas określony?

Budowanie poczucia przynależności wśród pracowników tymczasowych nie jest prostym zadaniem. Jest jednak ważnym elementem służącym budowaniu wysokiej efektywności zespołu. Ma także znaczenie psychologiczne, zaspokajając wewnętrzną potrzebę akceptacji i docenienia, w tym przypadku przez współpracowników.

Można w tym celu zastosować praktyczne metody włączania pracowników tymczasowych w życie firmy, takie jak:

• mentoring i wsparcie;
• integracja społeczna;
• jasna komunikacja i ścieżka rozwoju;
• kompleksowy program wdrożeniowy;
• docenianie wkładu osobistego pracowników;
• zapewnienie odpowiednich narzędzi pracy.

Budowa poczucia przynależności niesie ze sobą konkretne korzyści, przekładające się na lepszą motywację i zaangażowanie osób zatrudnionych na czas określony. W pracy z pewnością będzie panować lepsza atmosfera, zminimalizowane zostanie też ryzyko konfliktów pomiędzy pracownikami.

Kolejne zalety to wzrost zaufania i lojalności, poprawa wewnętrznej komunikacji oraz wizerunku firmy w oczach klientów. Niestety, przy integracji większej liczby pracowników mogą pojawić się pewne trudności, trzeba więc poznać sposoby ich przezwyciężania.

 

Jakie wyzwania pojawiają się przy integracji dużej liczby pracowników tymczasowych?

 

Jeśli konieczne będzie zintegrowanie dużej liczby pracowników tymczasowych, to należy liczyć się z pewnymi trudnościami mogącymi zaburzać ten proces. Ich uniknięcie wymaga strategicznego podejścia i zidentyfikowania głównych wyzwań organizacyjnych i komunikacyjnych. Do tych pierwszych zaliczamy:

• brak prawidłowych procesów onboardingowych;
• brak dostępu do firmowych zasobów i informacji;
• nieinwestowanie w rozwój pracowników;
• postrzeganie pracowników tymczasowych jako osoby z zewnątrz;
• brak perspektyw i jasno określonej ścieżki rozwoju.

Jeśli zaś chodzi o trudności komunikacyjne, to największe problemy sprawia:

• brak przekazywania spójnych i pełnych informacji;
• nie przekazywanie szczegółowych procedur i instrukcji;
• niejasne określenie oczekiwań i wymagań co do pracownika;
• trudny do zrozumienia język, pełen specjalistycznej terminologii;
• brak osób odpowiedzialnych za komunikację.

Przezwyciężenie pojawiających się trudności wymaga pełnej współpracy różnych działów firmy, począwszy od HR, aż po kierownictwo tych, w których będą zatrudnieni pracownicy tymczasowi. Na pewno ułatwi to zarządzanie dużym zespołem, może też przeciwdziałać nadmiernej rotacji pracowników.

Konieczne też będzie silne przywództwo, liderzy zdolni zmierzyć się z takimi wyzwaniami, aktywnie modelujący kulturę organizacyjną wobec pracowników tymczasowych.

 

Jak liderzy powinni modelować kulturę organizacyjną wobec pracowników tymczasowych?

Kluczową rolę w kształtowaniu postaw wobec pracowników tymczasowych odgrywają liderzy. Powinni nie tylko skutecznie kierować podległymi im zespołami ludzkimi, do ich zadań należy również wpływanie na zaangażowanie pracowników, motywowanie ich, zwiększanie poczucia przynależności.

Dzięki takim działaniom pracownicy zatrudnieni na krótszy czas mogą poczuć się wartościową częścią zespołu, a kształtowanie ich postaw odbywa się poprzez:

• wsparcie i mentoring, rozwijające kompetencje i umiejętności;
• docenianie i uznanie, zwiększające produktywność;
• modelowanie zachowań i tworzenie kultury pracy;
• jasną komunikację i przekazywanie niezbędnych informacji;
• sprawiedliwe traktowanie.

Może w tym pomóc zastosowanie odpowiednich narzędzi, regularne spotkania, storytelling, szkolenia i warsztaty, programy uznania i przede wszystkim modelowanie własnym przykładem.

Przywództwo to jeden z fundamentów kultury organizacyjne, lecz warto również inwestować w rozwój pracowników zatrudnionych na czas określony.

 

Jak inwestować w rozwój pracowników tymczasowych, by wzmocnić kulturę organizacyjną?

Inwestowanie w rozwój pracowników tymczasowych opłaca się i niesie ze sobą liczne korzyści. Wzmacnia między innymi kulturę organizacyjną, zwłaszcza, gdy zadbamy o takie podstawowe kwestie jak:

• zapewnienie możliwości rozwoju zawodowego, otwartą ścieżkę awansu i szkolenia rozwijające kompetencje oraz umiejętności;
• budowanie poczucia przynależności i zaangażowania, czemu sprzyja uznanie i docenianie oraz skuteczne programy motywacyjne;
• tworzenie pozytywnej atmosfery w pracy, pełnej wzajemnego szacunku i otwartej, uczciwej komunikacji pomiędzy członkami zespołu.

Inwestycja w rozwój pracowników zatrudnionych na krótki czas ma także uzasadnienie biznesowe, pozwalając m.in. zwiększyć efektywność i jakość pracy, zredukować rotację pracowników, zmniejszyć koszty rekrutacji nowych, czy zwiększyć konkurencyjność firmy.

Taka forma zatrudnienia jest jednocześnie korzystna dla samych pracowników, a inwestycja w rozwój pozwala im zwiększać swoją wiedzę, umiejętności i kompetencje, mogą więc z czasem stać się stałymi członkami zespołu.