Coraz więcej firm korzysta z usług agencji pracy tymczasowej – mimo spadku liczby zatrudnionych o 3 % w ostatnim roku, rynek usług HR (w tym praca tymczasowa) wzrósł o 1 % r/r i stanowi aż 62 % wartości tego sektora, osiągając 1,78 mld zł w I kw. 2025 r.  

Taka forma zatrudnienia niesie ze sobą liczne korzyści – wśród najważniejszych warto wymienić optymalizację kosztów i elastyczność kadrową, o których opowiemy w dalszej części poradnika.

 

Wynajem pracowników tymczasowych

 

Spis treści

1. Jak wynajem pracowników tymczasowych wpływa na elastyczność kadrową firmy?
2. W jaki sposób elastyczność kadrowa zwiększa konkurencyjność przedsiębiorstwa?
3. Jak pracownicy tymczasowi mogą uzupełnić luki kadrowe w firmie?
4. W jaki sposób wynajem pracowników tymczasowych wpływa na odciążenie działów HR?
5. W jaki sposób praca tymczasowa pomaga w optymalizacji kosztów przedsiębiorstwa?
6. Jakie są różnice między zatrudnieniem stałym a tymczasowym pod względem kosztów?
7. Kto za co odpowiada? Zatrudnienie tymczasowe
8. Jak wynajem pracowników tymczasowych wpływa na strukturę kosztów przedsiębiorstwa?
9. W jaki sposób wynajem pracowników tymczasowych przekłada się na zamianę kosztów stałych na zmienne?
10. Jak praca tymczasowa wpływa na redukcję kosztów nadgodzin?
11. Jakie oszczędności może przynieść firmie korzystanie z usług agencji pracy tymczasowej?
12. Jak mierzyć efektywność zatrudnienia pracowników tymczasowych w kontekście optymalizacji kosztów?

 

Jak wynajem pracowników tymczasowych wpływa na elastyczność kadrową firmy?

Przez pojęcie elastyczności kadrowej w kontekście wynajmu pracowników tymczasowych rozumiemy regulowanie liczby pracowników w zależności od potrzeb kadrowych, bez zawierania z nimi umów długoterminowych.

 

Warto także docenić, jaki jest wpływ szybkiego dostosowywania liczby pracowników do zmiennych potrzeb i jak to wpływa na efektywność operacyjną firmy, dając takie korzyści jak:

• większe zdolności adaptacyjne do zmian rynkowych;
• szybsze reagowanie na popyt sezonowy i wahania popytu;
• optymalizację kosztów operacyjnych, w tym stałych, do utrzymania zasobów ludzkich;
• lepsze wykorzystanie istniejących zasobów, brak przestojów i przeciążenia pracowników w okresach szczytowych;
• możliwość zyskania przewagi nad konkurencją.

Elastyczność kadrowa ma znaczenie w wielu sektorach, a najbardziej kluczowe to handel, turystyka i gastronomia, produkcja, logistyka i magazynowanie, IT, budownictwo.

Skoro elastyczność kadrowa może stać się kluczowym atutem dla firmy, to warto zobaczyć, jak wpływa na wzrost konkurencyjności całego przedsiębiorstwa.

 

W jaki sposób elastyczność kadrowa zwiększa konkurencyjność przedsiębiorstwa?

Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa zależy od wielu czynników, a jednym z nich jest właśnie elastyczność kadrowa. Pozwala szybciej reagować na nieprzewidziane zmiany, dlatego dla wielu przedsiębiorstw korzystanie z elastycznych form zatrudnienia, w tym z pracy tymczasowej, stało się już stałym elementem strategii zarządzania zasobami ludzkimi.

 

Elastyczność kadrowa wpływa na zdolności reagowania na zmiany rynkowe w kilku najważniejszych aspektach, umożliwiając:

• szybkie skalowanie zasobów, zwiększanie zatrudnienia przy wzroście popytu i jego redukcję podczas spadków;
• szybką adaptację do rynku, np. przy wprowadzaniu nowych produktów i usług;
• rozwój i wdrożenie innowacyjnych rozwiązań dzięki pracownikom mającym nowe spojrzenie;
• wyższą konkurencyjność wobec firm prowadzących działalność w tej samej branży;
• optymalizację kosztów pracy, bez nadmiernych wydatków w okresach mniejszego popytu.

 

Warto również podkreślić możliwość:

• utrzymania płynności finansowej, dopasowania kosztów pracy do przychodów;
• braku kosztów stałych wynikających z nadmiernego zatrudnienia;
• efektywniejszego zarządzania budżetem na realizację projektów;
• utrzymania wysokiej jakości obsługi klienta;
• dostosowania ilości pracowników w okresach szczytowych;
• zapewnienia ciągłości obsługi i dołączenia do zespołu osób o wysokich kwalifikacjach;
• terminowej realizacji zadań dzięki zwiększeniu ilości pracowników.

Skalowanie zasobów ludzkich jest ważne do uzyskania i wzmocnienia przewagi nad konkurencją. Wpływa na przyciągnięcie wartościowych talentów, zbudowanie silnej kultury organizacyjnej oraz zwiększenie odporności na zmiany zachodzące na rynku.

Wiemy już, jak elastyczność kadrowa buduje przewagę rynkową, czas więc zidentyfikować obszary, w których pracownicy tymczasowi wypełniają pojawiające się luki kadrowe.

 

 

Jak pracownicy tymczasowi mogą uzupełnić luki kadrowe w firmie?

Luki kadrowe to braki pracowników, które mogą zakłócać płynność działania firmy. Występują w różnych formach – jako niedobory liczby pracowników (ilościowe), braki kompetencji, nieobecności czasowe (np. urlopy czy zwolnienia), różnice pokoleniowe czy niedopasowanie geograficzne.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na szybkie uzupełnienie tych luk jest współpraca z agencją pracy tymczasowej, która w krótkim czasie może dostarczyć odpowiednio dobranych personel. Jest to szczególnie pomocne w okresach wzmożonego zapotrzebowania, jak święta, wakacje czy sezonowe szczyty produkcyjne.

Agencje korzystają z rozbudowanych baz kandydatów i aktywnie poszukują nowych pracowników, m.in. na portalach branżowych, forach dyskusyjnych i mediach społecznościowych, ale mają też wypracowane sposoby na dotarcie do pasywnych kandydatów, nie korzystających z portali tego typu. Zatrudnieni tam eksperci, dzięki swojemu doświadczeniu i specjalistycznej wiedzy, są w stanie szybko przeprowadzić przyspieszony proces rekrutacji.

Kolejną kwestią, której warto się przyjrzeć, jest to, jak proces wsparcia kadrowego wpływa na obciążenie działów HR i ich codzienne obowiązki.

 

W jaki sposób wynajem pracowników tymczasowych wpływa na odciążenie działów HR?

Nawiązanie współpracy z agencją pracy tymczasowej to realne wsparcie dla działów HR. Przekazując agencji cały proces rekrutacji – od poszukiwania i selekcję kandydatów, po weryfikację kompetencji i obsługę kadrowo-płacową – firma zyskuje cenny czas i zasoby, zwalniając swój dział HR z konieczności przeprowadzenia wielopoziomowej rekrutacji pracowników tymczasowych.

Dzięki temu wewnętrzny dział HR będzie mógł skupić się na kluczowych obszarach: zarządzaniu personelem stałym, planowaniu strategii zatrudnienia czy rozwoju marki pracodawcy, które to obszary stają się, zaraz po wynagrodzeniu, kluczowymi czynnikami wyboru danej oferty przez kandydatów.

Automatyzacja i outsourcing procesów rekrutacyjnych może przełożyć się na niższe koszty rekrutacji i szybsze obsadzenie wakatów, a także ograniczyć konieczność zwiększania liczby etatów w firmie, aby poradzić sobie z intensywnym okresem rekrutacyjnym.

Powinniśmy się teraz przyjrzeć się temu, jak praca tymczasowa przekłada się na realne korzyści kosztowe dla przedsiębiorstwa.

 

W jaki sposób praca tymczasowa pomaga w optymalizacji kosztów przedsiębiorstwa?

Ważnym aspektem jest też wpływ pracy tymczasowej na optymalizację kosztów przedsiębiorstwa. Zatrudnienie pracowników tymczasowych daje konkretne korzyści, szczególnie w okresach wzmożonego zapotrzebowania, minimalizując ryzyko przestojów czy konieczność płacenia nadgodzin.

Znajduje to zastosowanie w wielu branżach, np. IT, produkcji spożywczej, handlu detalicznym i hurtowym, czy logistyce, dając długoterminowe, a nie jednorazowe oszczędności. Optymalizacja kosztów przedsiębiorstwa obejmuje takie kwestie jak:

• ograniczenie wydatków na rekrutację i szkolenia, które przejmuje agencja pracy;
• brak konieczności utrzymywania rozbudowanych działów rekrutacyjnych przez cały rok przy znacznej zmienności sezonowego zatrudnienia;
• niższe koszty stałe dzięki unikaniu etatowego zatrudnienia w sytuacjach krótkoterminowych;
• możliwość zakończenia umowy z pracownikiem tymczasowym z krótkim okresem wypowiedzenia, przewidzianym ustawowo;
• mniejsze obciążenie operacyjne, wewnętrzne działy mogą skupić się na głównej działalności firmy;
• lepsze planowanie budżetu, wynikające m.in. z przewidywalności kosztów;
• ekonomiczną efektywność zatrudnienia, zmierzenie, czy pracownicy tymczasowi przynoszą korzyści firmie.

Wiemy już, że praca tymczasowa korzystnie wpływa na ogólne koszty firmowe, porównajmy więc teraz zatrudnienie stałe i tymczasowe pod kątem finansów.

 

Jakie są różnice między zatrudnieniem stałym a tymczasowym pod względem kosztów?

Zatrudnienie pracownika tymczasowego znacząco różni się od zatrudnienia go na stałe, przede wszystkim pod względem sposobu rozliczania kosztów oraz obowiązków po stronie pracodawcy i agencji.

 

W przypadku zatrudnienia stałego firma ponosi m.in.:

• koszty wynagrodzenia także za okresy absencji pracownika, za urlop, czy zwolnienie lekarskie;
• składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy czy Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
• obowiązki wynikające z przepisów dotyczących nadgodzin, urlopów i ochrony stosunku pracy;
• inne koszty etatowe np. ubezpieczenia na życie czy prywatna opieka medyczna.

 

Z kolei przy korzystaniu z pracowników tymczasowych – w ramach zewnętrznej formy zatrudnienia – koszty te nadal istnieją, jednak są ujęte w jednej, zryczałtowanej opłacie fakturowanej przez agencję pracy. Obejmuje ona:

• wynagrodzenie pracownika tymczasowego;
• obowiązkowe składki i świadczenia (zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych);
• koszty administracyjne i kadrowe;
• obowiązki formalne związane z obsługą zatrudnienia.

Dzięki takiemu modelowi firma może lepiej planować budżet, nie angażując własnych zasobów kadrowych i prawnych do obsługi całego procesu. To także powód, dla którego coraz więcej firm – szczególnie w warunkach zmiennego zapotrzebowania – decyduje się na zewnętrzne formy zatrudnienia, w tym pracę tymczasową lub outsourcing procesów.

 

Kto za co odpowiada? Zatrudnienie tymczasowe

 

Jak wynajem pracowników tymczasowych wpływa na strukturę kosztów przedsiębiorstwa?

Wynajem pracowników tymczasowych wpływa na strukturę kosztów przedsiębiorstwa i to na wielu płaszczyznach. Najważniejszą kwestią jest tu odczuwalna redukcja kosztów stałych.

Ponosi je agencja pracy tymczasowej, odpowiadająca za rekrutację, szkolenia, obsługę kadrową i płacową. Skorzystanie z jej usług może pomóc zmniejszyć ryzyko finansowe firmy, zatrudniającej pracowników na ściśle określony czas, co ma szczególne znaczenie w okresach spowolnień gospodarczych lub niepewności rynkowej.

Taki model współpracy zapewnia większą elastyczność w zarządzaniu zasobami ludzkimi, dostosowywanie poziomu zatrudnienia do bieżącego zapotrzebowania operacyjnego. Dzięki temu firma unika nadmiernego obciążenia kosztami osobowymi w sytuacjach, gdy zapotrzebowanie maleje. Równie istotna jest redukcja kosztów rekrutacji, brak długoterminowych zobowiązań związanych z zarządzaniem pracownikami, rozliczaniem nadgodzin czy absencjami chorobowymi.

Co więcej, wynajem pracowników tymczasowych może pozytywnie wpływać na przejrzystość planowania budżetowego. Koszty te są łatwiejsze do prognozowania, ponieważ najczęściej rozliczane są w formie stawek godzinowych lub dziennych. Z perspektywy finansowej oznacza to także przeniesienie części ryzyk na agencję, a w ujęciu księgowym możliwość traktowania wydatków na pracę tymczasową jako kosztów zmiennych. To z kolei wpływa korzystnie na analizę rentowności, marżowości projektów czy elastyczność finansową firmy.

W kolejnym akapicie omówimy proces przekształcania kosztów stałych w zmienne.

 

 

W jaki sposób wynajem pracowników tymczasowych przekłada się na zamianę kosztów stałych na zmienne?

Wynajem pracowników tymczasowych to jedno z najczęściej stosowanych narzędzi służących do przekształcania kosztów stałych w zmienne, szczególnie w firmach, które funkcjonują w modelu sezonowym lub projektowym.  Należy jednak przedtem poznać zasadnicze różnice pomiędzy tymi dwoma rodzajami kosztów.

Koszty stałe to takie, które firma ponosi niezależnie od aktualnego poziomu produkcji czy zapotrzebowania, jak np. wynagrodzenie pracowników etatowych, wypłacane także w okresach przestoju czy zmniejszonego obłożenia. Z kolei koszty zmienne są bezpośrednio powiązane z poziomem działalności, np. liczba godzin przepracowanych przez pracownika tymczasowego w konkretnym okresie.

Dzięki współpracy z agencją pracy tymczasowej firma może elastycznie dostosowywać zatrudnienie do bieżących potrzeb. Przykładowo, firma zatrudniająca 50 pracowników tymczasowych w szczycie sezonu może po jego zakończeniu zredukować zatrudnienie do 10 osób, co obniża koszty stałe, a skalowalność zatrudnienia ogranicza straty.

Równie duże oszczędności może przynieść ograniczenie wydatków na nadgodziny wśród etatowych pracowników.

 

Jak praca tymczasowa wpływa na redukcję kosztów nadgodzin?

Warto też pomyśleć o ograniczeniu liczby nadmiernych nadgodzin, szczególnie w okresach zwiększonego zapotrzebowania na pracę. Zamiast angażować stałych pracowników w dodatkowe godziny, można w tym czasie zatrudnić pracowników tymczasowych. Takie rozwiązanie pozwala utrzymać rytm pracy bez konieczności wypłacania wynagrodzenia powiększonego o stawki za nadgodziny, które istotnie obciążają budżet płacowy firmy.

Zatrudnienie pracowników tymczasowych korzystnie wpływa też na samopoczucie i kondycję pracowników stałych, redukuje ryzyko przemęczenia, spadku motywacji, a w skrajnych przypadkach także dłuższych nieobecności w pracy, które generują kolejne koszty.

Warto jednak pamiętać, że o pracowników tymczasowych należy postarać się odpowiednio wcześniej, aby uniknąć konieczności szukania ich na „ostatnią chwilę”.

 

Jakie oszczędności może przynieść firmie korzystanie z usług agencji pracy tymczasowej?

Skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej generuje wymierne oszczędności, zarówno finansowe, jak i organizacyjne. Agencja odciąża pracowników działu HR z obowiązku rekrutacji kandydatów, a oszczędności są widoczne także w dłuższym horyzoncie czasowym.

Szczególnie istotny jest outsourcing procesów rekrutacyjnych, a w przypadku zatrudnienia większej ilości pracowników np. powyżej 100, oszczędności mogą sięgać nawet kilkuset tysięcy złotych rocznie.

 

Pracodawca zyskuje w praktyce oszczędności, wynikające z usług agencji pracy tymczasowej, które obejmują:

• optymalizację kosztów rekrutacji;
• zredukowanie kosztów administracyjnych;
• elastyczne zarządzanie kadrami;
• brak kosztów szkoleń pracowników;
• brak kosztów zwolnień lekarskich;
• optymalizację kosztów pracy;
• elastyczność zatrudnienia;
• zaoszczędzenie czasu kadry kierowniczej;
• proste zarządzanie sezonowymi wahaniami popytu;
• szybsze uzupełnianie powstałych wakatów.

 

Jak mierzyć efektywność zatrudnienia pracowników tymczasowych w kontekście optymalizacji kosztów?

Aby móc zmierzyć efektywność zatrudnienia pracowników tymczasowych w kontekście optymalizacji kosztów, należy wziąć pod uwagę różne wskaźniki, jakościowe i ilościowe.

 

Wskaźniki ilościowe:

• Całkowity koszt usługi agencji – obejmuje koszt personalny (wynagrodzenie, składki ZUS, świadczenia ustawowe) oraz prowizję agencji. Koszt ten zastępuje wiele wewnętrznych wydatków związanych z rekrutacją i obsługą pracownika, takich jak ogłoszenia, czas pracy rekruterów, narzędzia ATS czy administracja kadrowa.
• Cost-per-hire (CPH) – całkowity koszt pozyskania jednego pracownika, porównywany z alternatywnymi formami zatrudnienia (np. własny dział HR, outsourcing);
• Time-to-fill – średni czas potrzebny na obsadzenie wakatu, liczony od zgłoszenia zapotrzebowania do rozpoczęcia pracy;
• Wskaźnik rotacji – liczba pracowników, którzy zakończyli współpracę w danym okresie;
• Absencja – porównanie nieobecności u pracowników tymczasowych i etatowych (np. chorobowe, spóźnienia, nieobecności nieusprawiedliwione).

 

Wskaźniki jakościowe:

• Elastyczność zatrudnienia – możliwość zwiększenia lub zmniejszenia liczby pracowników bez wiązania się z długoterminowymi zobowiązaniami;
• Jakość kandydatów – ich dopasowanie do stanowiska, samodzielność, tempo wdrożenia;
• Czas wdrożenia (ramp-up time) – czyli jak szybko pracownik osiąga oczekiwaną wydajność;
• Satysfakcja operacyjna – ocena przez menedżerów liniowych i zespoły, czy zatrudnienie tymczasowe realnie odciąża pracę.

 

Dodatkowo warto porównać produktywność i koszty jednostkowe pracowników tymczasowych i stałych, np. w przeliczeniu na zrealizowane zamówienia, produkcję czy obsłużonych klientów. Taka analiza – obejmująca zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie – pozwala podejmować bardziej świadome decyzje kadrowe i skutecznie zarządzać strukturą kosztów.