W wielu organizacjach model zatrudnienia oparty jest zarówno na pracownikach stałych, jak i tymczasowych. Taka struktura pozwala firmom dynamicznie dostosowywać zasoby kadrowe do zmieniających się warunków rynkowych i sezonowych wahań zapotrzebowania. Pracownicy tymczasowi nie są wyłącznie rozwiązaniem „na chwilę” — to strategiczne wsparcie operacyjne, które dobrze sprawdza się w różnych obszarach działalności firmy.

 

Spis treści:

1. Zalety zatrudniania pracowników tymczasowych
2. Elastyczność operacyjna
3. Korzyści finansowe
4. Korzyści dla utrzymania procesów produkcji
5. Zarządzanie ryzykiem kadrowym i operacyjnym

 

Zalety zatrudniania pracowników tymczasowych

Korzyści płynące z zatrudniania pracowników tymczasowych są jeszcze większe, gdy cały proces rekrutacji powierzony zostaje wyspecjalizowanej agencji. Dzięki znajomości rynku pracy i sprawdzonym rozwiązaniom kadrowym, agencja potrafi szybko i skutecznie dopasować odpowiednich kandydatów. Dla pracodawcy oznacza to oszczędność czasu, większą efektywność i minimalizację ryzyka rotacji w pierwszych dniach życia nowych pracowników w organizacji.

Najważniejsze korzyści dla firm to:

 

Elastyczność operacyjna

Szybkie dostosowywanie się i reagowanie na zmiany zachodzące na rynku to jeden z ważniejszych elementów efektywnego zarządzania. Zatrudnienie pracowników tymczasowych wspiera rozwój firmy, realizację celów i utrzymanie ciągłości procesów produkcyjnych.

Elastyczność w dostosowywaniu liczby pracowników do aktualnych potrzeb firmy

Wiele podmiotów gospodarczych stosuje nowatorskie metody zarządzania poziomem zatrudnienia, dostosowując je w zależności od aktualnego zapotrzebowania, zmniejszając lub zwiększając ilość pracowników.

Takie działanie nosi nazwę elastyczności zatrudnienia, a procesem rekrutacji nie zajmuje się sam pracodawca, lecz agencja pracy tymczasowej, biorąca na siebie nie tylko znalezienie pracowników na dane stanowiska, ale i wszystkie formalności z tym związane.

Dostosowanie do sezonowości i zmiennego zapotrzebowania

Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku pracodawców, których działalność jest sezonowa, a zapotrzebowanie na pracowników rośnie w określonych porach roku. Mówimy tu między innymi o rolnictwie, handlu detalicznym czy turystyce i logistyce.

Warto zastosować tzw. model mieszany zatrudnienia, czyli połączenie pewnej liczby pracowników stałych, niezbędnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa, ze wspomnianymi osobami zatrudnionymi na określony czas.

Rekrutację pracowników tymczasowych warto zaplanować z wyprzedzeniem, aby uniknąć ewentualnych braków wykwalifikowanej siły roboczej na rynku pracy w wymienionych wyżej okresach, szczególnie że wiele firm wskazuje na sezonowość w tych samych okresach roku. Strategiczne planowanie umożliwia również otwarcie się na pracowników z zagranicy, aby zaspokoić sezonowe potrzeby na dodatkowych pracowników.

Szybkie uzupełnienie braków kadrowych i reagowanie na nagłe potrzeby

W każdej firmie w pewnym momencie mogą powstać wakaty wymagające natychmiastowego uzupełnienia. Właśnie dlatego należy wdrożyć odpowiednie, przyspieszone procedury zatrudnienia, dzięki stałemu kontaktowi z agencją pracy tymczasowej.

Ma ona zazwyczaj szeroką bazę kandydatów na różne stanowiska, pracodawca musi jedynie zadbać o szybkie ich wdrożenie, przyspieszone szkolenie, uproszczony onboarding, a w razie potrzeby przesuwanie pracowników do innych zadań wewnątrz firmy. Agencje zapewniają też wsparcie podczas onboardingu i pomagają w organizacji szkoleń BHP.

Skalowalność działalności

Istotną korzyścią zatrudniania pracowników tymczasowych jest możliwość skalowania prowadzonej działalności. Przez to pojęcie rozumiemy uzyskanie przez firmę zdolności do zwiększenia przychodów w tempie szybszym niż wzrost związanych z tym kosztów operacyjnych.

Brak konieczności zatrudniania na stałe ma szczególne znaczenie dla podmiotów dopiero rozpoczynających swoją działalność. Aby cały proces był efektywny, należy go dokładnie zaplanować, stworzyć spójną, przemyślaną strategię, dzięki której firma będzie atrakcyjniejsza dla potencjalnych inwestorów.

Zastępstwo za nieobecnych pracowników

Nieobecność pracowników, z powodu zdarzeń losowych czy choroby, także wymaga znalezienie zastępstwa, co ma znaczenie dla utrzymania ciągłości np. procesów produkcji. Nie zawsze dany pracownik ma już wyznaczonego zastępcę, zazwyczaj wymaga to skorzystania z pomocy pracowników tymczasowych.

Skorzystanie z usług agencji pracy, która szybko znajdzie i zatrudni odpowiednich kandydatów, może okazać się skutecznym rozwiązaniem w kryzysowej sytuacji. Mogą w tym pomóc elastyczne formy zatrudnienia, umowa o pracę tymczasową czy umowa zlecenie.

 

 

 

Korzyści finansowe

Zatrudnianie pracowników tymczasowych to nie tylko odczuwalna poprawa elastyczności operacyjnej. Takie działanie niesie ze sobą także wymierne korzyści finansowe, na co wpływają przede wszystkim:

Optymalizacja i redukcja kosztów pracy

Jedna z ważniejszych korzyści, które pomagają uzyskać pracownicy zatrudnieni za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej. Sprzyja to zwiększeniu rentowności, mając jednocześnie wpływ na efektywniejsze zarządzanie firmą, zwłaszcza jej działem HR.

Konieczne do tego będzie wdrożenie procedur pozwalających sprawniej zarządzać dostępnymi zasobami ludzkimi, w tym pracownikami tymczasowymi. Należy optymalnie rozplanować ich czas pracy, motywować do zwiększenia wydajności, a brak konieczności ich zatrudnienia na stałe redukuje same koszty pracy i optymalizuje pozostałe wydatki operacyjne firmy.

Niższe koszty stałe

Skorzystanie z pomocy pracowników zatrudnianych przez agencję pracy tymczasowej może powodować obniżenie kosztów stałych. Pracodawca użytkownik nie musi przeprowadzać długotrwałego i co za tym idzie kosztownego procesu rekrutacyjnego. Agencja pracy tymczasowej przejmuje na siebie większość czynności związanych z obsługą pracowników.

Pracodawca nie musi więc rozbudowywać struktur i procesów u siebie, co nie oznacza jednak, że nie ponosi pewnych kosztów osobowych związanych z zatrudnieniem. Obejmują one między innymi:

• koszty związane z prowadzeniem ewidencji czasu pracy;
• koszty zapewnienia bezpiecznych, zgodnych z przepisami BHP warunków pracy;
• koszty ewentualnych szkoleń nowych pracowników.

Pracodawca użytkownik musi też ponieść koszty prowizji płaconej agencji za wykonane usługi, natomiast nie ponosi kosztów odpraw.

Brak długoterminowych zobowiązań finansowych i ograniczenie odpowiedzialności prawnej

Decydując się na skorzystanie z pracowników tymczasowych, nie sposób nie docenić braku długoterminowych zobowiązań finansowych.  Obejmują one przede wszystkim brak konieczności podpisywania długoterminowych umów o pracę, a pracodawca nie jest jednocześnie zobowiązany zapewnić ciągłość zatrudnienia. W przypadku zatrudniania pracowników tymczasowych to agencja pracy pełni rolę formalnego pracodawcy, przejmując na siebie obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy.

Pracodawca użytkownik nie jest zobowiązany do zawierania umów o pracę, które wiążą się z długim okresem wypowiedzenia i koniecznością wypłaty odpraw w przypadku konieczności redukcji zatrudnienia. Dzięki współpracy z Agencją unikniemy takich zobowiązań, a towarzyszące temu ryzyko związane z ewentualnymi roszczeniami pracowniczymi czy sporami sądowymi jest zminimalizowane, a Pracodawca zyskuje większe bezpieczeństwo prawne w zakresie zatrudnienia.

Zabezpieczenie w umowach handlowych  polega między innymi na refakturowaniu kosztów dopiero w momencie ich wystąpienia. Obejmuje to koszty urlopu czy zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy na wypowiedzeniu. Samo wypowiedzenie w przypadku umowy o pracę też jest krótsze, zależne od długości umowy, lecz maksymalnie 7 dni, w przeciwieństwie do umowy o pracę, gdzie wynosi 1-3 miesiące.

Oszczędność czasu i kosztów rekrutacji

Odpowiednie zarządzanie czasem ma niebagatelne znaczenie dla działalności praktycznie w każdej branży, podobnie jak redukcja kosztów rekrutacji i formalności z tym związanych. Obowiązek znalezienia i zatrudnienia pracowników tymczasowych spada na agencję pracy. Agencja bierze na siebie koszty i czas związany z pozyskiwaniem kandydatów i selekcją.

Korzystanie z  usług agencji zatrudnienia nie tylko daje możliwość skorzystania z wykwalifikowanych specjalistów, zwalnia jednocześnie pracodawcę z konieczności załatwiania formalności związanych z ich wyszukiwaniem poprzez różne kanały i weryfikacji kompetencji.

Warto także wspomnieć o oszczędnościach czasu związanych z koniecznością kilkukrotnego dzwonienia do kandydatów, aby umówić się na spotkanie lub z ich nie przychodzeniem w wyznaczonym terminie, co stanowi problem agencji, a nie pracodawcy.

Zmniejszenie obciążenia administracyjnego

Poza rekrutacją, agencja przejmuje całą obsługę kadrowo-płacową. Zajmuje się umowami, rozliczaniem wynagrodzeń, odprowadzaniem składek i podatków – firma unika więc dodatkowych wydatków na dział kadrowo-płacowy, aby obsłużyć pracowników tymczasowych. Odciąża to dział HR pracodawcy, a także optymalizuje koszty i pozwala lepiej kontrolować wydatki.

 

 

 

Korzyści dla utrzymania procesów produkcji

Zatrudnienie pracowników tymczasowych to realne wsparcie dla realizacji zadań produkcyjnych, magazynowych czy transportowych. Dzięki ich obecności można sprawnie reagować na zmieniające się potrzeby operacyjne i utrzymać płynność produkcyjną, zwłaszcza w momentach zwiększonego obciążenia. Z tego typu korzyści trzeba przede wszystkim podkreślić:

Szybkie uzupełnienie braków kadrowych

Agencje pracy tymczasowej zapewniają szybki dostęp do pracowników gotowych do natychmiastowego podjęcia pracy fizycznej, a także potrafią skutecznie dotrzeć do wykwalifikowanych specjalistów, mogących kierować pracownikami na linii produkcyjnej. Pozwala to błyskawicznie uzupełnić niedobory kadrowe, bez konieczności prowadzenia czasochłonnych procesów rekrutacyjnych i szkoleń.

Elastyczne wsparcie w dynamicznym środowisku

Tymczasowi pracownicy umożliwiają firmie elastyczne zarządzanie personelem w odpowiedzi na sezonowe wzrosty produkcji, nowe zamówienia czy nieregularne zmiany zapotrzebowania. Dzięki temu można w pełni skoncentrować się na realizacji kluczowych zadań, bez ryzyka przeciążeń czy kosztownych opóźnień.

Odciążenie stałego personelu

Wprowadzenie pracowników tymczasowych odciąża stałych pracowników, pozwalając im skupić się na bardziej złożonych czynnościach, wymagających większego doświadczenia lub zakresu odpowiedzialności. Tymczasowe wsparcie redukuje konieczność pracy w nadgodzinach i pomaga zachować równowagę w zespole, co wpływa pozytywnie na wydajność i stabilność zatrudnienia.

Wsparcie przy krótkoterminowych zadaniach i reorganizacji

Pracownicy tymczasowi doskonale sprawdzają się w okresach przejściowych – np. podczas reorganizacji zakładu, wdrażania nowych linii produkcyjnych czy przy realizacji dużych jednorazowych zleceń. Dzięki nim firma może elastycznie zwiększyć moce przerobowe i utrzymać płynność operacyjną.

 

Zarządzanie ryzykiem kadrowym i operacyjnym

Nowi pracownicy krótkoterminowi mogą wnieść zupełnie nową jakość, mając świeże spojrzenie na innowacyjność i właściwe zarządzanie ryzykiem. Eksperci od ich zatrudniania wskazują na następujące plusy takiego rozwiązania:

Możliwość przetestowania pracownika przed stałym zatrudnieniem

Szukając pracownika na stałe, na etat, można wcześniej zaoferować mu zatrudnienie na ściśle określony czas. Zaletą jest tu możliwość przetestowania jego wiedzy, praktycznych umiejętności i sprawdzenie dopasowania kulturowego. Często w tym kontekście mówi się o modelu “try&hire”. W przypadku pozytywnej oceny możliwe jest późniejsze przejście na umowę stałą, co znacznie ogranicza ryzyko nietrafionej rekrutacji i związanych z nią kosztów.

Ograniczenie ryzyka prawnego związanego ze zwolnieniami

Pracownicy tymczasowi redukują ryzyko prawne związane z ich zwolnieniem po wykonaniu zleconych zadań. Warunki współpracy są jasno przedstawione w umowie z agencją, przede wszystkim zatrudnienie tylko na ściśle określony czas. Po zakończeniu współpracy nie przysługują im roszczenia typowe dla umów o pracę na czas nieokreślony, takie jak odprawy czy spory związane z przywróceniem do pracy. To oznacza dla firmy mniejsze ryzyko prawne i finansowe w razie konieczności zakończenia współpracy — szczególnie przy wahaniach popytu lub zmianach strukturalnych. Warto jednak pamiętać, że jeśli firma przeprowadzała wcześniej zwolnienia grupowe, nie może zastępować zwolnionych pracowników osobami zatrudnionymi przez agencję pracy tymczasowej przed upływem 6 miesięcy. Takie działanie może zostać zakwestionowane jako obejście przepisów i narazić firmę na sankcje.

 

Liczne korzyści płynące z zatrudnienia pracowników tymczasowych są  znaczące i warte uwagi. Ten model zatrudnienia to realne wsparcie dla wielu branż. Podnosi  efektywność działania firmy, jej elastyczność operacyjną, wpływa pozytywnie na optymalizację kosztów, szczególnie w warunkach istniejącej niepewności gospodarczej i dużej konkurencji.