Absencja pracowników tymczasowych stanowi poważny problem dla firm z wielu branż, szczególnie negatywnie wpływając na linie produkcyjne i procesy logistyczne. Jest to wyzwanie, z którym można sobie poradzić poprzez właściwe zarządzanie nieobecnościami w pracy tymczasowej.

 

Zarządzanie nieobecnościami w pracy tymczasowej

 

Spis treści:

1. Dlaczego absencja pracowników tymczasowych stanowi szczególne wyzwanie dla linii produkcyjnych i procesów logistycznych?
2. Jak skutecznie monitorować i analizować wzorce nieobecności pracowników tymczasowych?
3. W jaki sposób nowoczesne technologie i automatyzacja mogą wspierać zarządzanie nieobecnościami?
4. Jak stworzyć efektywny system wieloetapowej akceptacji wniosków urlopowych w środowisku pracy tymczasowej?
5. Jakie elastyczne rozwiązania w planowaniu grafików mogą zminimalizować wpływ absencji na ciągłość produkcji?
6. Jak prawidłowo reagować na nagłe nieobecności pracowników tymczasowych?
7. W jaki sposób programy motywacyjne i premiowe mogą wpłynąć na redukcję nieplanowanych nieobecności?
8. Jak wdrożyć skuteczne procedury zastępstw w przypadku absencji kluczowych pracowników?
9. Jakie działania profilaktyczne mogą zmniejszyć poziom absencji chorobowej wśród pracowników tymczasowych?
10. Jak zoptymalizować koszty związane z zarządzaniem nieobecnościami w pracy tymczasowej?
11. W jaki sposób analiza danych o absencji może pomóc w lepszym planowaniu zasobów ludzkich?
12. Jak zrównoważyć potrzeby pracowników tymczasowych z wymaganiami ciągłości procesów produkcyjnych i logistycznych?

 

Dlaczego absencja pracowników tymczasowych stanowi szczególne wyzwanie dla linii produkcyjnych i procesów logistycznych?

Nie da się zaprzeczyć, że praca tymczasowa odgrywa olbrzymią rolę w sektorach produkcyjnych i logistyce. Odróżnia się od innych form zatrudnienia i polega na:

• elastyczności zatrudnienia, dostosowaniu liczby pracowników do np. sezonowych wahań produkcji, czy zwiększonych zamówień;
• specyfice samej branży, związanej z cyklicznością i powtarzalnością procesów produkcyjnych, koniecznością skalowania operacji logistycznych i sezonowością sprzedaży;
• oddelegowaniu do realizacji procesów produkcyjnych i logistycznych pracowników tymczasowych, pozwala skupić się na najważniejszych celach firmy i jej elastyczności operacyjnej;
• optymalizacji procesów logistycznych, np. efektywniejszym wykorzystaniu środków transportu, czy lepszym wykorzystaniu powierzchni magazynowych;
• specyfice zadań pracowników tymczasowych, którzy obsługują linie produkcyjne, kompletują zamówienia, obsługują magazyn i zajmują się załadunkiem towarów do wysyłki.

Wbrew powszechnie panującym opiniom, nieobecność pracownika tymczasowego ma większy wpływ na ciągłość produkcji, niż stałego. Firmy zazwyczaj nie mają odpowiednio przeszkolonej kadry tymczasowej na zastępstwo, która jest zatrudniania w odpowiedzi na aktualne potrzeby operacyjne.

Ryzyko zakłóceń zwiększa też rotacja pracowników, a konsekwencją nieplanowanych nieobecności są kosztowne przestoje, opóźnienia, spadek wydajności i straty finansowe.

Skoro rozumiemy już, jakim wyzwaniem jest absencja pracowników tymczasowy, to kolejnym krokiem jest wdrożenie sposobów monitorowania i analizy takich nieobecności.

 

Jak skutecznie monitorować i analizować wzorce nieobecności pracowników tymczasowych?

Nieobecności pracowników zatrudnionych na czas określony bardzo często tworzą wzorce, które powinno się monitorować i analizować. Jest to niezbędne dla efektywnego planowania i zarządzania przebiegiem procesów produkcyjnych i logistycznych.

W celu identyfikacji wskaźników absencji stosuje się następujące metody:

• elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy (RCP) i zarządzania nieobecnościami;
• prowadzenie ewidencji czasu pracy przez pracodawcę użytkownika;
• stałą, bezpośrednią komunikację z agencją pracy tymczasowej;
• karty pracy i tradycyjne listy obecności.

Stosowanie ich pozwala wykryć i zidentyfikować nie tylko powtarzające się wzorce nieobecności, ale i ich typy, np. chorobowe, nieplanowane i planowane, zgłoszone pracodawcy, pomaga też w prognozowaniu nieobecności.

Cały proces zarządzania nieobecnościami może dodatkowo usprawnić korzystanie z najnowszych technologii, które warto wykorzystać w każdej firmie.

 

W jaki sposób nowoczesne technologie i automatyzacja mogą wspierać zarządzanie nieobecnościami?

Nowoczesne technologie wspierają procesy zarządzania nieobecnościami, w tym pracowników tymczasowych. Działy HR i agencje pracy tymczasowej dzięki nim stopniowo eliminują papierową dokumentację czy konieczność żmudnego wypełniania arkuszu kalkulacyjnych, co w znacznym stopniu zostało zautomatyzowane.

Do kluczowych funkcjonalności profesjonalnych systemów HR, ATS i zarządzających czasem pracy zaliczamy:

• rejestrację czasu pracy, w której skład wchodzą elektroniczne listy obecności i automatyczne naliczanie godzin;
• zarządzanie nieobecnościami, systemy generujące listę absencji uwzględniającą różne jej typy;
• składanie online cyfrowych wniosków urlopowych i automatyczne śledzenie limitów urlopowych;
• planowanie harmonogramów i tworzenie grafików czasu pracy, przewidywanie zapotrzebowania na kadrę tymczasową;
• integracja systemów HR z innymi narzędziami używanymi w firmie, np. kadrowo-płacowymi.

Automatyzacja pozwala zredukować koszty i czasu ręcznego przeprowadzania takich procesów, oszczędzić zasoby, uprościć komunikację i przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami w firmie.

Kolejnym kluczowym elementem jest stworzenie systemu akceptacji wniosków urlopowych uwzględniającego pracę tymczasową i jej specyfikę.

 

Jak stworzyć efektywny system wieloetapowej akceptacji wniosków urlopowych w środowisku pracy tymczasowej?

 

Środowisko pracy tymczasowej także wymaga stworzenia efektywnego, wieloetapowego systemu akceptacji wniosków urlopowych. Ma on strukturę hierarchiczną, gdzie wniosek przechodzi kilka poziomów akceptacji, aż do ostatecznego zatwierdzenia. Ścieżka akceptacji wniosków przebiega następująco:

• złożenie wniosku przez pracownika;
• pierwszy etap akceptacji przez bezpośredniego przełożonego;
• kolejne etapy akceptacji przez przełożonych wyższego szczebla, np. kierownika działu;
• ostateczna akceptacja i zatwierdzenie wniosku.

W proces jest zaangażowany pracownik, bezpośredni przełożony, dział HR, dział kadrowo-płacowy i kierownik nadrzędny. W procesie akceptacji należy też wziąć pod uwagę kryteria oceny wniosków urlopowych w kontekście potrzeb produkcyjnych:

• konieczność zapewnienia ciągłości produkcji;
• sporządzony z wyprzedzeniem plan urlopów;
• ustalenie limitu osób przebywających na urlopie w tym samym czasie;
• ewentualne wnioskowanie pracownika o urlop zaległy;
• powody osobiste pracownika, często wymuszające konieczność urlopu;
• kolejność zgłaszania wniosków urlopowych.

Tak samo istotnym wyzwaniem, jak akceptacja wniosków, jest elastyczne planowanie grafików, minimalizujące wpływ zatwierdzonych nieobecności na ciągłość procesów produkcyjnych.

 

Jakie elastyczne rozwiązania w planowaniu grafików mogą zminimalizować wpływ absencji na ciągłość produkcji?

Wpływ absencji na ciągłość produkcji minimalizują elastyczne rozwiązania planowania grafików pracy, a zastosowanie znajdują następujące modele:

• zrównoważony model czasu pracy, wydłużający ją w niektórych dniach do np. 12 godzin, rekompensowany dniami wolnymi w innym okresie rozliczeniowym;
• ruchomy czas pracy, elastyczne godziny jej rozpoczęcia i zakończenia w ramach ustalonych ram czasowych;
• system skróconego tygodnia pracy, np. do 4 dni, nad którym trwają rozmowy także w naszym kraju;
• dzielenie stanowiska (job sharing), kiedy dwie lub więcej osób dzieli się obowiązkami na stanowisku w niepełnym wymiarze godzin;
• rotacyjny system zmianowy z elastycznym planowaniem, gdzie elastyczność to możliwość rotacji pracowników pomiędzy zmianami.

Warto także rozważyć koncepcję pracowników wielozadaniowych (cross-trained), polegająca na szkoleniu pracowników do zadań, które przekraczały dotychczas ich typowe obowiązki. Dzięki temu nabywają nowe umiejętności pozwalające w razie potrzeby zastępować innych pracowników.

Wpływ absencji redukuje także tworzenie rezerw kadrowych, np. poprzez współpracę z agencjami pracy tymczasowej i prognozowanie zapotrzebowania na pracowników w różnych okresach szczytowych.

Istnieje również potrzeba wypracowania jasnych procedur pozwalających szybko reagować na nieprzewidziane nieobecności mogące negatywnie wpływać na procesy produkcyjne.

 

Jak prawidłowo reagować na nagłe nieobecności pracowników tymczasowych?

 

Każdy pracodawca musi szybko reagować na nieplanowane nieobecności pracowników tymczasowych, stosując wypracowane, sprawdzone procedury minimalizujące negatywny wpływ na ciągłość produkcji:

• niezwłoczne powiadomienie pracodawcy o nieobecności, do czego jest zobowiązany pracownik;
• sprawdzenie sytuacji przez pracodawcę, który weryfikuje, czy obecność jest usprawiedliwiona, jeśli nie, to może zastosować kary porządkowe, a nawet zwolnienie dyscyplinarne;
• ewentualne wsparcie dla pracownika, jeśli sytuacja tego wymaga, może to być np. pomoc w uzyskaniu zwolnienia lekarskiego.

Konieczne będzie też stosowanie działań prewencyjnych zapobiegających nieplanowanej absencji oraz systemu powiadamiania o nich. Powinno się to odbywać jak najszybciej, różnymi kanałami komunikacji, najlepiej telefonicznie i osobiście przez pracownika, chyba, że sytuacja zdrowotna na to nie  pozwala. Warto też pamiętać o szybkim pozyskaniu zastępstwa, w czym może pomóc agencja pracy tymczasowej.

Lepszym rozwiązaniem jest jednak zapobieganie nagłym nieobecnościom, w czym mogą pomóc odpowiednio zaprojektowane programy motywacyjne i premiowe.

 

W jaki sposób programy motywacyjne i premiowe mogą wpłynąć na redukcję nieplanowanych nieobecności?

Programy motywacyjne i premiowe to dobry pomysł na redukcję nieplanowych absencji pracowników tymczasowych. Zastosowanie znajdują różne modele programów motywacyjnych, finansowe i niefinansowe, m.in. takie jak:

• premie za frekwencję w pracy w danym okresie, miesiąca, kwartału lub roku, za brak usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności;
• premie za ciągłość pracy zespołu i wydajność, osiągnięcie założonego progu produkcji i utrzymanie niskiej absencji
• premie za brak wypadków przy pracy i przestrzeganie zasad BHP;
• benefity pozapłacowe powiązane z wysoką frekwencją, np. dodatkowe dni wolne, karty sportowe czy dostęp do darmowych szkoleń;
• niematerialne formy motywacyjne i nagrody uznaniowe, drobne upominki, czy wyróżnienie jako np. pracownika miesiąca.

System premiowy i motywacyjny powinien bezwzględnie być transparentny i sprawiedliwy. Pozwoli budować zaufanie pracowników, zwiększy ich zaangażowanie, korzystnie wpłynie na efektywność pracy, a odpowiednia motywacja przyda się także pracownikom zastępującym nieobecne osoby.

Czasami jednak absencje stają się nieuniknione i w takim przypadku należy mieć sprawne procedury zastępstw, szczególnie w przypadku kluczowych pracowników.

 

Jak wdrożyć skuteczne procedury zastępstw w przypadku absencji kluczowych pracowników?

Przy absencji kluczowych pracowników należy natychmiast wdrożyć skuteczne procedury zastępstw. Pierwszym krokiem ich przygotowania jest identyfikacja kluczowych stanowisk i pracowników, z wykorzystaniem następujących metod:

Metody identyfikacji kluczowych stanowisk:

• analiza stanowisk, badanie kompetencji i wymagań stanowiska w kontekście realizacji celów firmy;
• wartościowanie stanowisk, analiza wartości i jej wpływu na procesy produkcji i logistyki;
• matryca kompetencji, narzędzie służące do porównania i oceny kompetencji na różnych stanowiskach;
• matryca ryzyka, pozwalająca rozpoznać stanowiska, na których absencja mogłaby negatywnie wpłynąć na produkcję.

Metody identyfikacji kluczowych pracowników:

• ocena 360 stopni, przez kilka osób, przełożonych, podwładnych, współpracowników i klientów;
• ocena potencjału, identyfikująca pracowników mogących objąć kluczowe stanowiska w firmie;
• modelowanie kompetencji, analizujące wzorce zachowań i zachowania pracowników na różnych poziomach kompetencji.

Procedura wdrożenia zastępstw powinna jednocześnie obejmować proces szkolenia pracowników rezerwowych, począwszy od identyfikacji potrzeb szkoleniowych, opracowanie programu szkoleń, jego realizację, aż po ocenę skuteczności.

Procedura powinna być odpowiednio udokumentowana, co z pewnością ułatwi proces wdrażania zastępstw. Trzeba również pomyśleć o działaniach profilaktycznych, zmniejszających poziom absencji chorobowej pracowników tymczasowych.

 

Jakie działania profilaktyczne mogą zmniejszyć poziom absencji chorobowej wśród pracowników tymczasowych?

 

Absencja chorobowa to jeden z poważniejszych problemów, z którymi styka się firma zatrudniająca osoby na czas określony. W celu jej zmniejszenia warto zastosować odpowiednią profilaktykę zdrowotną dostosowaną do środowiska produkcyjnego, obejmującą:

• edukację zdrowotną, dotyczącą m.in higieny pracy i zagrożeń związanych z takim rodzajem pracy;
• badania przesiewowe i profilaktyczne związane ze specyfiką branży produkcyjnej;
• szczepienia ochronne, dobrowolne, lecz chroniące przed często występującymi schorzeniami;
• zapewnienie bezpiecznego środowiska pracy, odpowiednie wyposażenie stanowisk;
• stosowanie środków ochrony osobistej i szkolenia BHP;
• wsparcie promowania zdrowego trybu życia, np. organizowanie kursów i szkoleń w tym zakresie;
• wsparcie psychologiczne, ułatwiające radzenie sobie ze stresem i trudnościami osobistymi albo zawodowymi.

Tak samo istotne jest przeciwdziałanie wypadkom przy pracy, w czym pomoże poprawa ergonomii stanowiska pracy, dostosowanego do konkretnych wymagań pracowników. Profilaktyka zdrowotna jest jednocześnie ważnym elementem optymalizacji kosztów związanych z zarządzanie nieobecnościami w pracy.

 

Jak zoptymalizować koszty związane z zarządzaniem nieobecnościami w pracy tymczasowej?

Koszty nieobecności w pracy tymczasowej są niekiedy wysokie, dlatego należy odpowiednio je zoptymalizować. Pierwszym krokiem jest skalkulowanie rzeczywistych kosztów nieobecności pracowników, bezpośrednich i pośrednich, pełnego obciążenia finansowego.

Koszty bezpośrednie to:

• wynagrodzenie za czas nieobecności;
• koszty zastępstwa za pracownika, wynagrodzenia czy nadgodzin;
• składki na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne.

Koszty pośrednie to:

• zmniejszenie produktywności i wydajności;
• nadmierne obciążenie pracą pozostałych pracowników;
• koszty rekrutacji nowych pracowników;
• koszty administracyjne i kadrowe na obsługę nieobecności;
• utracone zyski, niższe przychody związane z nieobecnościami.

Należy opracować strategię optymalizacji kosztów zastępstw, z uwzględnieniem efektywnego zarządzania czasem pracy i elastycznych form zatrudnienia, co pozwoli zredukować wszystkie zbędne wydatki. Duże znaczenie ma też analiza danych przy wdrażaniu tych rozwiązań, pozwalająca ocenić, czy wprowadzane zmiany faktycznie przynoszą planowane korzyści.

 

W jaki sposób analiza danych o absencji może pomóc w lepszym planowaniu zasobów ludzkich?

Analiza danych o absencji to jedna z podstaw planowania wykorzystania zasobów ludzkich. Wykorzystuje się w tym celu kilka metod:

• data mining, przeszukiwanie baz danych w celu znalezienia dokładnych informacji o absencjach;
• analiza predykcyjna, wykorzystanie danych historycznych do prognozowania przyszłych nieobecności;
• analiza trendów, umożliwiająca identyfikację sezonowych wzorców absencji;
• analiza przyczyn nieobecności, identyfikacja najczęściej się powtarzających.

Analizując wzorce absencji z pomocą powyższych metod, należy jednocześnie wziąć pod uwagę znaczenie wskaźników KPI. Uzyskane w ten sposób dane pozwalają m.in. poprawić efektywność zarządzania zasobami ludzkimi i podejmować decyzję mogące wydatnie zmniejszyć ilość nieobecności w pracy.

Ostatnim aspektem pozwalającym efektywnie zarządzać nieobecnościami pracowników tymczasowych, jest równoważenie ich potrzeb z wymaganiami biznesowymi.

 

Jak zrównoważyć potrzeby pracowników tymczasowych z wymaganiami ciągłości procesów produkcyjnych i logistycznych?

Jest to kolejne wyzwanie, z którym mierzy się wiele firm z branży produkcyjnej i logistycznej. Aby sobie z nim poradzić konieczna będzie przede wszystkim identyfikacja potrzeb pracowników tymczasowych w zakresie elastyczności czasu pracy. Stosuje się do tego takie metody, jak:

• ankiety i kwestionariusze, grupowe i indywidualne;
• rozmowy, także grupowe lub indywidualne;
• analiza danych czasu pracy;
• analiza frekwencji;
• regularne monitorowanie i ewaluacja wyników.

Zebrane dane będą stanowiły podstawę do stworzenia polityki nieobecności uwzględniającej zarówno potrzeby biznesowe, jak i pracownicze. Oprócz tego przy jej tworzeniu należy wziąć pod uwagę:

• zrozumienie potrzeb obu stron:
  • biznesowych, aby zachować ciągłość procesów produkcji, bez ryzyka kosztownych przestojów;
  • pracowniczych, potrzeby odpoczynku, regeneracji i elastyczności pozwalających godzić sprawy osobiste i zawodowe;
• elementy polityki nieobecności, w tym jej rodzaje, procedury zgłaszania i konsekwencje jej nieprzestrzegania.

Ważnym elementem jest też budowanie kultury organizacyjnej wspierającej równowagę (work-life-balance) oraz stworzenie sprzyjającego temu środowiska pracy. Konieczne będzie również przedstawienie jasno sprecyzowanych oczekiwań wobec pracownika tymczasowego, co może skutkować podjęciem długotrwałej współpracy.