Jak zatrudnić cudzoziemca — formalności przy zatrudnianiu obcokrajowców

Zatrudnienie nowego pracownika z innego kraju wymaga dopełnienia szeregu formalności urzędowych. Wbrew pozorom nie można ot tak podpisać umowy z obcokrajowcem. Co zatem trzeba zrobić, aby zatrudnianie cudzoziemców przebiegło sprawnie i co najważniejsze – legalnie? Przygotowaliśmy poradnik, w którym wyjaśniamy, jak zatrudnić cudzoziemca i przygotować oświadczenie o powierzeniu pracy. Przejdź dalej i dowiedz się, jakie rodzaje zezwoleń musisz załatwić, aby legalnie zatrudnić osobę z innym obywatelstwem niż polskie.

1. Zatrudnienie cudzoziemców z krajów UE, EOG
2. Zatrudnienie cudzoziemców spoza UE
3. Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca
   1. Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
   2. Zezwolenie na pracę typu A
   3. Zezwolenie typu B
   4. Zezwolenie typu C, D i E
   5. Zezwolenie typu S

Zatrudnienie cudzoziemców z krajów UE, EOG

Osoby pochodzące z terenów Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą pracować w Polsce bez konieczności ubiegania się w urzędzie o zezwolenie na pracę. A zatem przedsiębiorcy poszukujący pracowników mogą swobodnie zdecydować się na zatrudnienie cudzoziemca bez zbędnych formalności.

W praktyce cudzoziemcy z krajów UE i EOG niepotrzebujący zezwoleń na pracę mogą podejmować zatrudnienie na identycznych warunkach jak rodowici obywatele Polski.

Jeśli zatrudniasz pracownika z zagranicy, a jego pobyt w kraju przekracza już 3 miesiące, wtedy pracownik jest zobligowany do zarejestrowania swojego pobytu urzędzie wojewódzkim stosownym do swojego miejsca zamieszkania^[1].

W Polsce zatrudnianie cudzoziemców pochodzących z Austrii, Belgii, Bułgarii, Chorwacji, Cypru, Czech, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Malty, Niemiec, Portugalii, Rumunii, Słowenii, Słowacji, Szwecji, Węgier, Włoch odbywa się na ogólnie przyjętych przepisach w ramach Prawa pracy. To znaczy, że zatrudnienie obcokrajowców wymaga przestrzegania przepisów dotyczących legalności umów, wysokości minimalnych wynagrodzeń w kraju, godzin pracy oraz bezpiecznych warunków zatrudnienia. Pamiętajmy jednak, że niezależnie od kraju pochodzenia zatrudnionego cudzoziemca, każdy powinien być traktowany na równi zgodnie z przepisami wynikającymi z Kodeksu pracy.

Według badania „Barometr rynku pracy 2024” aż 29% procent ankietowanych przedsiębiorców jako największą trudność w zatrudnieniu pracowników z zagranicy wskazuje biurokrację i formalności związane z legalizacją pobytu (zezwolenia na pracę, proces wizowy).

Cudzoziemcy zatrudnieni przez polskie przedsiębiorstwa podlegają w pełni pod system ubezpieczeń społecznych. Jeśli zatrudniamy w firmie osoby bez polskiego obywatelstwa pochodzące z krajów UE i EOG, wtedy mamy obowiązek zgłosić ich do ZUS i odprowadzać należne składki^[2].

Cudzoziemcy zatrudnieni w Polsce podlegają polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Pracodawca ma obowiązek zgłosić ich do ZUS i odprowadzać składki^[2].

Warto o tym pamiętać już podczas rekrutacji pracowników z zagranicy. Wsparcie agencji Gi Group może obejmować cały proces – od rekrutacji po obsługę kadrowo-księgową.

Zatrudnienie cudzoziemców spoza UE

W Polsce tylko obywatele 5 państw mogą legalnie pracować bez zezwolenia na pracę. Dotyczy to osób pochodzących z Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii oraz Ukrainy. W tym przypadku wystarczy tylko oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, sporządzone przez pracodawcę^[3].

Zgodnie z aktualnymi przepisami w Polsce obywatele państw spoza UE i EOG oraz Szwajcarii mogą pracować w Polsce, ale tylko pod warunkiem, że:

1. Przedsiębiorca zatrudniający cudzoziemców zdobędzie stosowne zezwolenia na pracę.
2. Cudzoziemiec ma aktualne zezwolenie na pobyt czasowy oraz pracę w Polsce.

Uwaga! O zezwolenie na pobyt czasowy i pracę w określonych warunkach ubiega się bezpośrednio cudzoziemiec zamierzający podjąć stosunek pracy z polskim pracodawcą.

Wyróżniamy też kilka innych warunków, umożliwiających zatrudnienie cudzoziemca bez zezwolenia o pracę. A zatem jak zatrudnić cudzoziemca bez zezwolenia? W takiej sytuacji obcokrajowiec spoza UE i EOG musi mieć:

• zezwolenie na pobyt stały w Polsce,
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej w Polsce,
• zgodę na pobyt ze względów humanitarnych,
• zgodę na pobyt tolerowany w Polsce,
• status uchodźcy nadany w Polsce.

Oprócz powyższych zatrudnienie obcokrajowca w firmie bez zezwolenia na pracę jest możliwe, jeśli ten jest członkiem rodziny obywatela EU, EOG lub Szwajcarii lub posiada zezwolenie na pobyt czasowy związany z zawarciem związku małżeńskiego np. z polskim obywatelem^[4].

Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca

Jak już wskazaliśmy, kiedy obcokrajowiec jest obywatelem jednego z krajów UE, wtedy możemy zawrzeć umowę stosunku pracy z taką osobą na identycznych warunkach jak z obywatelem polski.

Zezwolenie na pracę to dokument, który pozwala na legalizację pobytu obcokrajowca w Polsce i podpisanie legalnej umowy z pracodawcą. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest uzyskanie przez cudzoziemca zezwolenia jednolitego, które jest wydawane na podstawie posiadanej karty pobytu.

Wniosek o takie zezwolenie musi złożyć każdy cudzoziemiec, który zamierza przebywać w Polsce i pracować przez okres dłuższy niż 3 miesiące^[5].

Kiedy chcemy zatrudnić osobę z krajów trzecich np. Filipin, Kolumbii, Nepalu czy Indonezji, wtedy potrzebne jest dodatkowe oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, a także inne zezwolenia np. typu A, B, C, D, E oraz S. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie związane z uzyskaniem każdego z tych dokumentów.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to dokument, który jest wymagany podczas zatrudniania cudzoziemców pochodzących spoza UE i EOG w polskiej firmie bez zezwolenia na pracę. Przedsiębiorca może złożyć takie oświadczenie przez internet, listownie lub podczas wizyty w urzędzie.

W praktyce oświadczenie o powierzeniu pracy w ramach zatrudnienia cudzoziemca można złożyć, jeśli:

• zatrudniamy obywatela Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy,
• okres zatrudnienia nie jest dłuższy niż 24 miesiące,
• praca nie ma charakteru sezonowej (np. zbiory plonów),
• wysokość wynagrodzenia nie jest niższa od wynagrodzeń innych pracowników w firmie na podobnych stanowiskach.

Aby złożyć oświadczenie pracodawca musi przygotować: oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, oświadczenie o niekaralności, dokument tożsamości, pełnomocnictwo w sprawach administracyjnych (opcjonalnie) oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty w wysokości 100 złotych^[6].

Zezwolenie na pracę typu A

Zezwolenie na pracę typu A to dokument wydawany dla cudzoziemców, którzy wykonują pracę na terytorium Polski na podstawie umowy z polską firmą.

Aby uzyskać takie zezwolenie, trzeba spełnić kilka warunków:

• wysokość wynagrodzenia nie może być niższa od wynagrodzeń innych pracowników na podobnych stanowiskach,
• wysokość miesięcznego wynagrodzenia cudzoziemca nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Dodatkowo pracodawca musi mieć zaświadczenie od starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na podstawie rejestrów bezrobotnych osób w danym regionie. W tym przypadku okres ważności zezwolenia to maksymalnie 3 lata.

Uwaga! Zezwolenie typu A nie jest potrzebne dla obywateli krajów UE, EOG oraz Szwajcarii.

Zezwolenie typu B

W Polsce zezwolenie typu B dotyczące zatrudnienia cudzoziemca jest przeznaczone dla osób, które:

• pełnią funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców,
• pełnią funkcję w zarządzie osoby prawnej będącej spółką kapitałową w organizacji,
• prowadzą sprawy spółek komandytowych lub komandytowo-akcyjnych.

Dodatkowo zezwolenie typu B obejmuje też prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce przez cudzoziemca.

Pozwolenie na pracę typu B jest wydawane na okres 3 lat. Jeśli firma zatrudnia powyżej 25 osób, wtedy zezwolenie typu B zostanie przyznane na okres nie dłuższy niż 5 lat.

Zezwolenie typu C, D i E

Zezwolenia typu C, D i E są przyznawane w przypadku zatrudnienia cudzoziemca w firmie, która ma siedzibę poza państwami członkowskimi UE, EOG i poza Szwajcarią^[7]. Dodatkowo zezwolenie typu C dotyczy też osób, gdzie okres delegowania do Polski przekracza 30 dni kalendarzowych.

Pozostałe zezwolenia, czyli D są przyznawane wtedy, kiedy firma nie ma oddziału firmy na terenie Polski, a delegacja cudzoziemca odbywa się w charakterze tymczasowym. W tym przypadku urząd indywidualnie ocenia, czy usługi są tymczasowe albo okazjonalne^[8].

Zezwolenie typu E jest niezbędne, jeśli cudzoziemiec jest zatrudniony w firmie, która ma siedzibę poza państwem członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii, a okres delegowania przekracza 30 dni w ciągu ostatnich 6 miesięcy zatrudnienia.

Zezwolenie typu S

Ostatni rodzaj zezwolenia jest wymagany wtedy, kiedy pracownik realizuje stosunek pracy sezonowej w sektorze: rolnictwa, ogrodnictwa, turystyki oraz gastronomii. Obejmuje wyłącznie pracę trwającą do 9 miesięcy w ciągu jednego roku kalendarzowego^[9].

Warto nadmienić, że praca sezonowa nie może być świadczona na podstawie wpisu do ewidencji oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Jeśli zamierzasz zatrudniać cudzoziemców w swojej firmie, możesz skorzystać ze wsparcia agencji zatrudnienia. W Gi Group realizujemy projekty związane z zatrudnieniem pracowników z zagranicy, zarówno pracowników z Ukrainy, jak i z dalszych kierunków jak Filipiny, Kolumbia, Nepal czy Indonezja. Kompleksowo zajmujemy się rekrutacją, zatrudnieniem oraz obsługą zatrudnionymi cudzoziemcami. Korzystając z naszych rozwiązań, otrzymujesz indywidualne podejście dostosowane do Twoich potrzeb biznesowych oraz pełną zgodność z aktualnymi przepisami dotyczącymi zatrudniania pracowników z zagranicy.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.

^[1] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00208
^[2] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00214
^[3] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00295
^[4] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00295
^[5] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00210
^[6] https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1610
^[7] https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/987
^[8] https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/986
^[9] https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/228