Jak zatrudnić cudzoziemca — formalności przy zatrudnianiu obcokrajowców

Zatrudnienie nowego pracownika z innego kraju wymaga dopełnienia szeregu formalności urzędowych. Wbrew pozorom nie można ot tak podpisać umowy z obcokrajowcem. Co zatem trzeba zrobić, aby zatrudnianie cudzoziemców przebiegło sprawnie i co najważniejsze – legalnie? Przygotowaliśmy poradnik, w którym wyjaśniamy, jak zatrudnić cudzoziemca i przygotować oświadczenie o powierzeniu pracy. Przejdź dalej i dowiedz się, jakie rodzaje zezwoleń musisz załatwić, aby legalnie zatrudnić osobę z innym obywatelstwem niż polskie.

Zatrudnienie cudzoziemców z krajów UE, EOG
Zatrudnienie cudzoziemców spoza UE
Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca

Zatrudnienie cudzoziemców z krajów UE, EOG

Osoby pochodzące z terenów Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą pracować w Polsce bez konieczności ubiegania się w urzędzie o zezwolenie na pracę. A zatem przedsiębiorcy poszukujący pracowników mogą swobodnie zdecydować się na zatrudnienie cudzoziemca bez zbędnych formalności.

W praktyce cudzoziemcy z krajów UE i EOG niepotrzebujący zezwoleń na pracę mogą podejmować zatrudnienie na identycznych warunkach jak rodowici obywatele Polski.

Jeśli zatrudniasz pracownika z zagranicy, a jego pobyt w kraju przekracza już 3 miesiące, wtedy pracownik jest zobligowany do zarejestrowania swojego pobytu urzędzie wojewódzkim stosownym do swojego miejsca zamieszkania^[1].

W Polsce zatrudnianie cudzoziemców pochodzących z Austrii, Belgii, Bułgarii, Chorwacji, Cypru, Czech, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Malty, Niemiec, Portugalii, Rumunii, Słowenii, Słowacji, Szwecji, Węgier, Włoch odbywa się na ogólnie przyjętych przepisach w ramach Prawa pracy. To znaczy, że zatrudnienie obcokrajowców wymaga przestrzegania przepisów dotyczących legalności umów, wysokości minimalnych wynagrodzeń w kraju, godzin pracy oraz bezpiecznych warunków zatrudnienia. Pamiętajmy jednak, że niezależnie od kraju pochodzenia zatrudnionego cudzoziemca, każdy powinien być traktowany na równi zgodnie z przepisami wynikającymi z Kodeksu pracy.

Według badania „Barometr rynku pracy 2024” aż 29% procent ankietowanych przedsiębiorców jako największą trudność w zatrudnieniu pracowników z zagranicy wskazuje biurokrację i formalności związane z legalizacją pobytu (zezwolenia na pracę, proces wizowy).

Cudzoziemcy zatrudnieni przez polskie przedsiębiorstwa podlegają w pełni pod system ubezpieczeń społecznych. Jeśli zatrudniamy w firmie osoby bez polskiego obywatelstwa pochodzące z krajów UE i EOG, wtedy mamy obowiązek zgłosić ich do ZUS i odprowadzać należne składki^[2].

Cudzoziemcy zatrudnieni w Polsce podlegają polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Pracodawca ma obowiązek zgłosić ich do ZUS i odprowadzać składki^[2].

Warto o tym pamiętać już podczas rekrutacji pracowników z zagranicy. Wsparcie agencji Gi Group może obejmować cały proces – od rekrutacji po obsługę kadrowo-księgową.

zatrudnienie cudzoziemca w firmie

Zatrudnienie cudzoziemców spoza UE

W Polsce tylko obywatele 5 państw mogą legalnie pracować bez zezwolenia na pracę. Dotyczy to osób pochodzących z Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii oraz Ukrainy. W tym przypadku wystarczy tylko oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, sporządzone przez pracodawcę^[3].

Zgodnie z aktualnymi przepisami w Polsce obywatele państw spoza UE i EOG oraz Szwajcarii mogą pracować w Polsce, ale tylko pod warunkiem, że:

Przedsiębiorca zatrudniający cudzoziemców zdobędzie stosowne zezwolenia na pracę.
Cudzoziemiec ma aktualne zezwolenie na pobyt czasowy oraz pracę w Polsce.

Uwaga! O zezwolenie na pobyt czasowy i pracę w określonych warunkach ubiega się bezpośrednio cudzoziemiec zamierzający podjąć stosunek pracy z polskim pracodawcą.

Wyróżniamy też kilka innych warunków, umożliwiających zatrudnienie cudzoziemca bez zezwolenia o pracę. A zatem jak zatrudnić cudzoziemca bez zezwolenia? W takiej sytuacji obcokrajowiec spoza UE i EOG musi mieć:

zezwolenie na pobyt stały w Polsce,
zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej w Polsce,
zgodę na pobyt ze względów humanitarnych,
zgodę na pobyt tolerowany w Polsce,
status uchodźcy nadany w Polsce.

Oprócz powyższych zatrudnienie obcokrajowca w firmie bez zezwolenia na pracę jest możliwe, jeśli ten jest członkiem rodziny obywatela EU, EOG lub Szwajcarii lub posiada zezwolenie na pobyt czasowy związany z zawarciem związku małżeńskiego np. z polskim obywatelem^[4].

Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca

Jak już wskazaliśmy, kiedy obcokrajowiec jest obywatelem jednego z krajów UE, wtedy możemy zawrzeć umowę stosunku pracy z taką osobą na identycznych warunkach jak z obywatelem polski.

Zezwolenie na pracę to dokument, który pozwala na legalizację pobytu obcokrajowca w Polsce i podpisanie legalnej umowy z pracodawcą. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest uzyskanie przez cudzoziemca zezwolenia jednolitego, które jest wydawane na podstawie posiadanej karty pobytu.

Wniosek o takie zezwolenie musi złożyć każdy cudzoziemiec, który zamierza przebywać w Polsce i pracować przez okres dłuższy niż 3 miesiące^[5].

Kiedy chcemy zatrudnić osobę z krajów trzecich np. Filipin, Kolumbii, Nepalu czy Indonezji, wtedy potrzebne jest dodatkowe oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, a także inne zezwolenia np. typu A, B, C, D, E oraz S. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie związane z uzyskaniem każdego z tych dokumentów.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to dokument, który jest wymagany podczas zatrudniania cudzoziemców pochodzących spoza UE i EOG w polskiej firmie bez zezwolenia na pracę. Przedsiębiorca może złożyć takie oświadczenie przez internet, listownie lub podczas wizyty w urzędzie.

W praktyce oświadczenie o powierzeniu pracy w ramach zatrudnienia cudzoziemca można złożyć, jeśli:

zatrudniamy obywatela Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy,
okres zatrudnienia nie jest dłuższy niż 24 miesiące,
praca nie ma charakteru sezonowej (np. zbiory plonów),
wysokość wynagrodzenia nie jest niższa od wynagrodzeń innych pracowników w firmie na podobnych stanowiskach.

Aby złożyć oświadczenie pracodawca musi przygotować: oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, oświadczenie o niekaralności, dokument tożsamości, pełnomocnictwo w sprawach administracyjnych (opcjonalnie) oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty w wysokości 100 złotych^[6].

Zezwolenie na pracę typu A

Zezwolenie na pracę typu A to dokument wydawany dla cudzoziemców, którzy wykonują pracę na terytorium Polski na podstawie umowy z polską firmą.

Aby uzyskać takie zezwolenie, trzeba spełnić kilka warunków:

wysokość wynagrodzenia nie może być niższa od wynagrodzeń innych pracowników na podobnych stanowiskach,
wysokość miesięcznego wynagrodzenia cudzoziemca nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Dodatkowo pracodawca musi mieć zaświadczenie od starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na podstawie rejestrów bezrobotnych osób w danym regionie. W tym przypadku okres ważności zezwolenia to maksymalnie 3 lata.

Uwaga! Zezwolenie typu A nie jest potrzebne dla obywateli krajów UE, EOG oraz Szwajcarii.

Zezwolenie typu B

W Polsce zezwolenie typu B dotyczące zatrudnienia cudzoziemca jest przeznaczone dla osób, które:

pełnią funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców,
pełnią funkcję w zarządzie osoby prawnej będącej spółką kapitałową w organizacji,
prowadzą sprawy spółek komandytowych lub komandytowo-akcyjnych.

Dodatkowo zezwolenie typu B obejmuje też prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce przez cudzoziemca.

Pozwolenie na pracę typu B jest wydawane na okres 3 lat. Jeśli firma zatrudnia powyżej 25 osób, wtedy zezwolenie typu B zostanie przyznane na okres nie dłuższy niż 5 lat.

Zezwolenie typu C, D i E

Zezwolenia typu C, D i E są przyznawane w przypadku zatrudnienia cudzoziemca w firmie, która ma siedzibę poza państwami członkowskimi UE, EOG i poza Szwajcarią^[7]. Dodatkowo zezwolenie typu C dotyczy też osób, gdzie okres delegowania do Polski przekracza 30 dni kalendarzowych.

Pozostałe zezwolenia, czyli D są przyznawane wtedy, kiedy firma nie ma oddziału firmy na terenie Polski, a delegacja cudzoziemca odbywa się w charakterze tymczasowym. W tym przypadku urząd indywidualnie ocenia, czy usługi są tymczasowe albo okazjonalne^[8].

Zezwolenie typu E jest niezbędne, jeśli cudzoziemiec jest zatrudniony w firmie, która ma siedzibę poza państwem członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii, a okres delegowania przekracza 30 dni w ciągu ostatnich 6 miesięcy zatrudnienia.

Zezwolenie typu S

Ostatni rodzaj zezwolenia jest wymagany wtedy, kiedy pracownik realizuje stosunek pracy sezonowej w sektorze: rolnictwa, ogrodnictwa, turystyki oraz gastronomii. Obejmuje wyłącznie pracę trwającą do 9 miesięcy w ciągu jednego roku kalendarzowego^[9].

Warto nadmienić, że praca sezonowa nie może być świadczona na podstawie wpisu do ewidencji oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Jeśli zamierzasz zatrudniać cudzoziemców w swojej firmie, możesz skorzystać ze wsparcia agencji zatrudnienia. W Gi Group realizujemy projekty związane z zatrudnieniem pracowników z zagranicy, zarówno pracowników z Ukrainy, jak i z dalszych kierunków jak Filipiny, Kolumbia, Nepal czy Indonezja. Kompleksowo zajmujemy się rekrutacją, zatrudnieniem oraz obsługą zatrudnionymi cudzoziemcami. Korzystając z naszych rozwiązań, otrzymujesz indywidualne podejście dostosowane do Twoich potrzeb biznesowych oraz pełną zgodność z aktualnymi przepisami dotyczącymi zatrudniania pracowników z zagranicy.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.

^[1] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00208
^[2] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00214
^[3] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00295
^[4] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00295
^[5] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00210
^[6] https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1610
^[7] https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/987
^[8] https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/986
^[9] https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/228