Onboarding pracownika – co to znaczy i jak powinno wyglądać wdrożenie nowego pracownika?

Wdrożenie nowego pracownika w codzienne działania całej firmy oraz konkretnych działów wcale nie jest takie proste. Po podpisaniu umowy z nowym pracownikiem musimy przede wszystkim pokazać mu nowe miejsce pracy oraz w sposób zrozumiały przekazać informacje o zakresie obowiązków na obejmowanym stanowisku. Dlatego powstało takie zagadnienie jak onboarding pracownika, czyli skuteczne wdrażanie nowo zatrudnionej osoby. Dlaczego warto korzystać z onboardingu pracowniczego? W tym artykule podpowiemy, jak wdrożyć nowego pracownika, aby zmaksymalizować jego efektywność działania.

 

1. Czym jest onboarding?
2. Dlaczego onboarding pracownika jest taki ważny?
3. Jak wdrożyć nowego pracownika? Etapy onboardingu
   1. Przygotowanie stanowiska pracy
   2. Omówienie szczegółów pierwszego dnia pracy
   3. Wyznaczenie opiekuna nowego pracownika
   4. Przedstaw nowego pracownika innym członkom działu
   5. Wyznacz pierwsze zadania
   6. Bądź dostępny dla pracownika

Czym jest onboarding?

W tłumaczeniu onboarding to po prostu wchodzenie na pokład. Gdy mówimy o onnbordingu pracownika to obrazowo określamy proces dołączenia nowej osoby do firmy czy projektu. To zbiór działań, które mają na celu wprowadzenie nowego pracownika w codzienne życie przedsiębiorstwa. Chodzi głównie o przygotowanie przejrzystego miejsca pracy, wyjaśnienie obowiązków oraz procedur stosowanych na obejmowanym stanowisku.

Dlaczego onboarding pracownika jest taki ważny?

Wdrożenie pracownika do firmy jest niezbędne, chociażby ze względu na minimalizację kosztów związanych ze szkoleniami oraz długotrwałym przyuczeniem nowej osoby do swoich obowiązków. A zatem dlaczego wdrożenie nowego pracownika w ramach procesu onboardingu ma kluczowe znaczenie? Jest kilka powodów:

1. Szybsze wdrożenie nowego pracownika na obejmowane stanowisko – dobrze zaplanowany proces onboardingu umożliwia skrócenie czasu na wprowadzenie nowego pracownika. W przypadku niewymagających stanowisk wdrożenie może potrwać zaledwie kilka dni. To wszystko dzięki wypracowanemu standardowi, który skupia się na najważniejszych aspektach pracy.
2. Mniejsza rotacja pracowników – im efektywniej wprowadzamy plan onboardingu w życie, tym mniejsze ryzyko, że nowa osoba w firmie będzie niezadowolona z atmosfery i warunków pracy. Zwłaszcza uciekamy od chaosu wywołanego nadmiarem informacji, czy niejasnych zasad na stanowisku, a to może skutecznie zniechęcić nowo zatrudnioną osobę.
3. Poprawa poziomu zaangażowania pracownika – nowy pracownik, który otrzyma pełne wsparcie podczas wdrożenia się na danym stanowisku, nie tylko poczuje się lepiej, ale także doceni fakt, że firma opiekuje się nim już od pierwszego dnia pracy.
4. Mniejsze ryzyko nieporozumień i niejasności – wdrożenie nowego pracownika w ramach onboardingu pozwala też wyjaśnić na początek wszystkie sporne kwestie. Dzięki temu unikamy nieporozumień w przyszłości, a to zaowocuje doskonałą współpracą.

Prawidłowo przeprowadzony onboarding pomaga w integracji nowego pracownika z dotychczasowymi członkami zespołu. W ten sposób dbamy o relacje międzyludzkie w przedsiębiorstwie, a także zyskujemy realną szansę na utrzymanie doskonałego nastroju w miejscu zatrudnienia. To przekłada się nie tylko na korzyści interpersonalne, ale także ekonomiczne – dzięki procesowi onboardingu przyśpieszamy czas pracy podwładnych i jednocześnie redukujemy koszty.

Jak wdrożyć nowego pracownika? Etapy onboardingu

Proces onboardingu nowych pracowników w firmie polega po prostu na efektywnej adaptacji nowo zatrudnionej osoby. W pierwszej kolejności przekazujemy podwładnemu szeroki zakres informacji o szkoleniach BHP, warunkach zatrudnienia, zakresie obowiązków oraz obowiązujących regulaminach w pracy. Warto też wskazać na benefity pracownicze, aby nieco zmotywować nową osobę do działania.

Przygotowanie stanowiska pracy

Pierwszy krok w skutecznym przeprowadzeniu procesu onboardingu pracowniczego to przygotowanie miejsca pracy do potrzeb nowo zatrudnionej osoby. Musimy na tym etapie zadbać o odzież roboczą, obuwie, akcesoria potrzebne do pracy, a także przygotowanie i wyposażenie pomieszczenia do pracy.

Im lepiej przygotujemy miejsce pracy dla nowej osoby, tym skuteczniejszy będzie cały proces onboardingu, czyli wdrożenia nowego pracownika do firmy. Pierwszy krok jest najłatwiejszy. Wystarczy stworzyć przyjazne i ergonomiczne stanowisko do działania – w ten sposób pracownik szybciej opanuje nowe obowiązki.

 

Omówienie szczegółów pierwszego dnia pracy

Pracodawca powinien kilka dni przed pierwszym dniem pracy napisać do pracownika i poinformować go o następujących kwestiach:

• gdzie powinien się pojawić (dokładny adres, pomieszczenie itd.),
• o której godzinie zaczyna pracę,
• do kogo zwrócić się o pomoc w firmie w razie pytań.

Takie działania przyczyniają się do poprawy nastrojów pracowniczych. Proces onboardingu zawsze obejmuje działania, które mają na celu zmniejszenie uczucia dezorientacji nowej osoby. Powinniśmy zadbać o to nie tylko przez wzgląd na dobro nowego podwładnego, ale także chęć uniknięcia prawdziwego armageddonu w kwestii komunikacji pracowniczej oraz zarządzania zasobami ludzkimi.

Wyznaczenie opiekuna nowego pracownika

Wdrożenie nowego pracownika obejmuje różne etapy onboardingu. Jednym z nich jest wskazanie konkretnej osoby, która będzie odpowiedzialna za wdrożenie nowej osoby w życie przedsiębiorstwa. Tę kwestię najlepiej ustalić jeszcze na długo przed pierwszym dniem nowo zatrudnionej osoby w firmie.

W tym przypadku proces onboardingu pracowniczego zakłada, że jedna osoba odpowiada za nową osobę obejmującą konkretne stanowisko w zakresie: wskazania obowiązków i możliwości na danym stanowisku pracy, odpowiadania na pytania nowego kolegi/koleżanki, a także wsparcie merytoryczne w innych kwestiach pracowniczych. Jeśli w ramach onboardingu pracownika poprowadzimy go za rękę, np. dzięki wyznaczonemu opiekunowi – unikamy chaosu, a także przyspieszamy proces wdrożenia.

Przedstaw nowego pracownika innym członkom działu

Skuteczny onboarding pracowników jest też zależny od tego, w jaki sposób przedstawimy nową osobę pozostałym członkom zespołu. Kameralna impreza integracyjna lub wspólny lunch to szansa na przełamanie pierwszych lodów oraz poprawę relacji międzyludzkich.

To przekłada się na efektywność procesu onboardingu związanego ze wdrożeniem nowej osoby w życie firmy i zakres jej obowiązków.

Wyznacz pierwsze zadanie

Po przygotowaniu stanowiska dla nowego pracownika oraz zapoznaniu się z pozostałymi członkami zespołu musimy wyznaczyć pierwsze zadanie do realizacji. To w standardzie zakłada dobry plan onboardingu, czyli wdrożenia nowego pracownika. W ten sposób weryfikujemy czy nowa osoba poradzi sobie z powierzonymi jej zadaniami, czy może potrzebuje nieco pomocy, aby wdrożenie do firmy przebiegało sprawniej i przyjemniej.

Bądź dostępny dla pracownika

Pamiętajmy, że dobrze zaplanowany proces onboardingu pracowniczego jest niezbędny, jeśli chcemy zredukować koszty początkowe związane ze szkoleniami oraz przedłużającym się wprowadzaniem nowej osoby w jej obowiązki.

Skuteczny onboarding zależy też od tego, kto opiekuje się nowym pracownikiem. To powinna być osoba z doświadczeniem, która zna specyfikę firmy. Dzięki temu nowy podwładny szybko otrzyma odpowiedzi na nurtujące pytania, a w razie problemów skorzysta ze wsparcia kolegi lub koleżanki o dłuższym stażu w firmie.

 

Podsumowanie

Proces onboardingu możemy modyfikować, dopasowując do realiów panujących w naszej firmie. Możemy bazowa przy tym również na znanym modelu czterech etapów onboardingu –  4C. Najpierw dostarczamy nowym podwładnym informacji o procedurach w przedsiębiorstwie (Compliance), następnie wyznaczamy cele do realizacji (Clarification), a potem prezentujemy pełną kulturę organizacyjną – tę formalną i nieformalną (Culture). Ostatni etap to integracja pracownika z aktualnym zespołem (Connection). Pamiętając o tych 4 zagadnieniach, nie pominiemy ważnych elementów i stworzymy dobry plan onboardingowy.